Cuando es dueño de un negocio, le gustaría pensar que cada cliente que le debe dinero pagará la totalidad. Sin embargo, en realidad, es probable que un cierto porcentaje de clientes no cumplan con sus obligaciones. Reconociendo esto, los estándares de contabilidad financiera conocidos como GAAP - principios de contabilidad generalmente aceptados - incluyen procedimientos para estimar, informar y eventualmente cancelar deudas incobrables.
Cuentas por cobrar
Cuando los clientes le deben dinero a su negocio, esa deuda se incluye en su hoja de balance como un activo, llamado cuentas por cobrar o "A / R". Según los PCGA, debe evaluar sus cuentas por cobrar pendientes de vez en cuando, por ejemplo, una vez al año o una vez al trimestre, y obtener una estimación de la cantidad del total que cree que probablemente no podrá cobrar. Las empresas hacen su estimación basándose en experiencias pasadas.
Gastos por créditos fallidos
Según los PCGA, cuando realiza ventas a los clientes, reconoce inmediatamente los ingresos en su estado de resultados, incluso cuando los clientes no pagan de inmediato. Cuando no puede cobrar las cuentas de los clientes, debe informar un gasto para compensar los ingresos que informó en el momento de la venta. Esto se conoce como "gasto por deudas incobrables". Pero aquí es donde se pone complicado: no espere a que las cuentas se estropeen antes de informar un gasto. Más bien, informa un gasto basado en la estimación a la que llegó cuando analizó sus cuentas por cobrar. Supongamos que tiene $ 50,000 en cuentas por cobrar y su análisis sugiere que $ 1,500 no se podrán cobrar. GAAP requiere que informe inmediatamente ese gasto de $ 1,500 por deudas incobrables. No sabe qué cuentas en particular saldrán mal, pero sabe que algunas lo harán, y GAAP insiste en que sus estados financieros reflejan eso.
Estimación para cuentas de cobro dudoso
Junto con las cuentas por cobrar en los libros de una empresa típica, se encuentra una cuenta especial llamada "reserva para cuentas de cobro dudoso" o "reserva para cuentas incobrables". Este es un "contra activo", lo que significa que compensa el saldo en otra cuenta de activos, en este caso A / R. La cantidad que declara como gasto por deudas incobrables se incluye en esta asignación. Continuando con el ejemplo, tendría un saldo de cuentas por cobrar de $ 50,000 con una asignación de $ 1,500. Según los PCGA, su balance general debe reportar las cuentas por cobrar "netas de asignación". Entonces, su balance general mostraría cuentas por cobrar netas de $ 48,500.
Cancelaciones
En algún momento, considerará que una cuenta es incobrable. Cuando eso sucede, "cancela" la cuenta. Supongamos que decide que una deuda específica de $ 100 es incobrable. Primero, reduce sus cuentas por cobrar en $ 100. También reduce la asignación para cuentas de cobro dudoso en $ 100. Entonces, en el ejemplo, el saldo de sus cuentas por cobrar se reduciría a $ 49,900, mientras que la asignación se reduciría a $ 1,400. Sin embargo, tenga en cuenta que sus cuentas por cobrar netas siguen siendo las mismas: $ 49,900 - $ 1,400 = $ 48,500. Esta cancelación tiene lugar únicamente en el balance. Ya ha informado el gasto por deudas incobrables, por lo que no hay ningún impacto en el estado de resultados.
Ajustes
Si todavía hay dinero "sobrante" en la asignación para cuentas de cobro dudoso la próxima vez que revise las cuentas por cobrar, es posible que pueda informar un gasto menor por deudas incobrables. Por ejemplo, supongamos que a la asignación le quedan $ 500 cuando realiza su revisión regular. Si determina que $ 1,300 de sus cuentas son incobrables, solo necesita informar un gasto de deuda incobrable de $ 800, lo que hace que la asignación vuelva a alcanzar los $ 1,300 necesarios. Por otro lado, si su asignación se agota más rápido de lo esperado entre las revisiones y necesita cancelar más deudas incobrables, deberá reponer la asignación tomando un gasto adicional por deudas incobrables de inmediato.