Un balance de prueba es una lista de las cuentas y los saldos de una empresa. Puede que este informe no sea el resultado más interesante de un sistema de contabilidad para pequeñas empresas, pero ofrece al usuario una visión completa de la actividad comercial de la empresa durante el último año. Si bien el formato del balance de prueba es bastante estándar, al comprender qué permanecerá igual y qué cambios se avecinan, los propietarios de pequeñas empresas pueden crear un balance de prueba que sea estándar en la práctica.
Nombre de la empresa
La parte superior del balance de prueba contiene el nombre de la empresa. Esto es especialmente importante para las empresas que tienen subsidiarias, ya que cada subsidiaria requiere balances de prueba separados, así como un balance de prueba para la empresa consolidada. Al crear un balance de prueba para un banco o auditor, aunque sepa que solo tiene una empresa o división, puede ser útil anotarlo explícitamente en el título del balance de prueba de su empresa para evitar confusiones.
Antes o después del cierre
El balance de prueba puede ser previo al cierre o posterior al cierre. Un balance de prueba previo al cierre incluye los saldos de las cuentas temporales y permanentes, y un balance de prueba posterior al cierre incluye las entradas de cierre de la empresa. Esto significa que las cuentas de ingresos y gastos, que se cierran a las ganancias retenidas durante los procedimientos de cierre del período, no deben mostrar ningún saldo en un balance de prueba posterior al cierre. Además, en empresas con múltiples subsidiarias, un balance de prueba posterior al cierre puede tener todas las entradas de cierre reflejadas, pero las entradas de consolidación pueden no estarlo. Esto hace que la descripción del tipo de balance de prueba que se está preparando sea aún más crucial para un usuario de balance de prueba.
Lista de cuentas
El lado izquierdo de un balance de prueba contiene la lista de cuentas de la empresa, que generalmente están organizadas por número de cuenta. En muchas empresas, las cuentas se numeran comenzando con las cuentas de activos y se mueven a través de las cuentas de pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, en ese orden. Sin embargo, algunas empresas comienzan con cuentas de ingresos y pasan a las cuentas de gastos y balance. Independientemente del método de organización que elija la empresa, las cuentas de balance de prueba se enumerarán en un orden coherente cada vez que se cree el informe.
Básculas
El lado derecho de un saldo de prueba contiene columnas para los saldos de las cuentas. Tradicionalmente, se incluyen dos columnas, la columna de la izquierda para los saldos deudores y la columna de la derecha para los saldos de crédito. Sin embargo, algunas empresas utilizan una sola columna. En este caso, los saldos deudores se indican con números positivos y los saldos de crédito se indican con números negativos. Las contracuentas y las cuentas de provisión, ambas utilizadas para compensar un saldo, se incluyen en la sección que corresponde a la cuenta con la que están emparejadas, pero estas cuentas suelen tener un saldo con un signo opuesto a las cuentas que las rodean en el informe.