Los principios de contabilidad generalmente aceptados de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera, o GAAP, establecen las normas de contabilidad que debe seguir una empresa de los Estados Unidos. Los controles internos están diseñados para prevenir fraudes y errores administrativos que pueden comprometer la precisión de los estados financieros de una empresa. Los controles internos sólidos también pueden reducir las pérdidas por robo de activos de la empresa e identificar a los empleados con bajo rendimiento. La empresa debe implementar estos controles antes de proporcionar información financiera a auditores externos, prestamistas o inversores.
Segregación de deberes
La separación de funciones entre diferentes empleados reduce la oportunidad de que una sola persona cometa fraude. También crea procedimientos de doble verificación para reducir los errores administrativos. El empleado que maneja el mantenimiento de registros no debe tener la custodia física del activo. Por ejemplo, la persona responsable de las conciliaciones bancarias no debe recibir pagos de los clientes ni preparar los depósitos bancarios.
Acceso:
Los controles físicos garantizan que solo los empleados autorizados puedan acceder a los activos de la empresa. Algunos controles comunes incluyen cajas de seguridad para caja chica, tarjetas de acceso para almacenes y códigos de acceso únicos para empleados que usan cajas registradoras. Estos controles también pueden ser digitales, como requerir una contraseña para acceder al sistema informático de la empresa.
Autorización
Su empresa también debe desarrollar procedimientos escritos específicos para las transacciones financieras, incluida una lista de las personas con autoridad para aprobar cada tipo de transacción. Puede enumerar las transacciones estándar y los montos aceptables, luego solicitar la aprobación del gerente para exceder estos límites. Las aprobaciones deben revisarse para asegurarse de que los gerentes no permitan transacciones fraudulentas. Las transacciones importantes pueden requerir la aprobación de más de una persona. Por ejemplo, puede permitir que todos los empleados ejecuten órdenes de compra de menos de $ 5,000 y requiera la aprobación del gerente para cualquier monto superior a esto. El nivel de antigüedad requerido para la aprobación debería aumentar a medida que aumenta el monto en dólares.
Mantenimiento de Registros
Todos los estados financieros deben estar respaldados por informes del libro mayor o cronogramas adicionales. También puede reducir el fraude y los errores accidentales utilizando formularios estandarizados para transacciones financieras siempre que sea posible, como órdenes de compra o facturas de venta. Estos formularios deben numerarse secuencialmente para que pueda identificar los formularios que faltan en la secuencia o los formularios nuevos que se usan para actualizar una transacción previamente no documentada.
Verificación
Un supervisor debe revisar periódicamente todas las cuentas clave del libro mayor para verificar su precisión. El supervisor debe ser un empleado que no participó en la preparación del informe. Algunas empresas también emplean auditores internos para verificar la aprobación del supervisor. El empleado que realiza la revisión debe firmar y fechar el documento como prueba de su aprobación. Los supervisores también deben mirar las métricas financieras relevantes para encontrar áreas que puedan estar experimentando problemas de eficiencia. Esto puede ser una indicación de fraude o transacciones registradas incorrectamente.