Un sistema de contabilidad es simplemente un método establecido de seguimiento de ingresos y gastos para que pueda saber fácilmente cómo le está yendo a su negocio. Aunque los detalles pueden variar entre las empresas, la mayoría se adhiere a los principios contables generalmente aceptados desarrollados por la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. Y la profesión contable. Los sistemas de contabilidad pueden ser simples o complejos, manuales o computarizados. Sin embargo, existen ciertos principios básicos de contabilidad que se aplican a todos los métodos aceptables de contabilidad para sus actividades comerciales.
Tipos de sistemas de contabilidad
Los sistemas de contabilidad de entrada única y de doble entrada son los dos métodos que se utilizan comúnmente. El método de entrada única es similar a una chequera; solo hay débitos y créditos. Cuando realiza un depósito, su saldo aumenta y cuando escribe un cheque, su saldo disminuye. Este método le dice cuánto efectivo tiene disponible, pero no le dice adónde fue su dinero. El método de doble entrada da cuenta de sus gastos. Cuando escribes un cheque, disminuyes el efectivo, pero al mismo tiempo, aumentas la cuenta correspondiente al motivo del gasto, como suministros de oficina o servicios públicos.
Débitos y Créditos
La mayoría de los sistemas de contabilidad utilizan el método de doble entrada. Como regla general, para cada transacción, debitará una o más cuentas y acreditará una o más cuentas, con el monto total de sus débitos y créditos igual. Por ejemplo, si escribe un cheque por $ 100 para comprar $ 80 de suministros de oficina y envía un paquete por $ 20, acreditará en efectivo $ 100, debitará suministros de oficina por $ 80 y debitará los gastos de envío por $ 20. Otras transacciones pueden afectar solo a dos cuentas, como un pago de alquiler.
Estados Financieros
Aunque una empresa puede preparar varios estados financieros diferentes, el estado de resultados y el balance general son los informes más básicos producidos. El estado de resultados es el mismo que el estado de pérdidas y ganancias, y le indica cuánto dinero ganó o perdió durante el período. El balance general enumera sus activos y pasivos, y le brinda una instantánea de cuánto vale su empresa. Los tipos de cuentas que afectan su estado de resultados incluyen las ventas, los gastos generales y el costo de los bienes vendidos. Su hoja de balance enumera cuentas como inventario, efectivo, propiedad y equipo, documentos por pagar y cuentas por cobrar.
Cuentas Básicas
Hay 10 categorías básicas de cuentas que podría necesitar para realizar sus tareas de contabilidad. Dependiendo de la complejidad de su negocio, es posible que necesite varias subcuentas para enumerar cada tipo de venta, por ejemplo, o cada tipo de producto que tiene en el inventario. Sin embargo, lo básico son las ventas, los gastos, la nómina y las ganancias retenidas para su estado de resultados; Para su balance general, debe incluir efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, documentos por pagar, inventario y patrimonio del propietario.
Saldos positivos y negativos
Algunos tipos de cuentas normalmente tienen saldos negativos, pero otros normalmente muestran saldos positivos. Esto puede resultar confuso para un contable novato. En el estado de resultados, sus cuentas de ingresos, como las ventas, normalmente tienen un saldo negativo a pesar de que son una buena actividad para su negocio. Los gastos y el costo de los bienes vendidos deben tener saldos positivos. En el balance general, las cuentas que representan una actividad favorable para su negocio tienen saldos positivos. El efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario son ejemplos de cuentas con saldos positivos. Las cuentas de saldo negativo son aquellas que son menos favorables. Los pasivos acumulados y las cuentas por pagar son ejemplos. Si analiza una entrada, puede que sea más fácil de entender. Por ejemplo, cuando vende un artículo, acredita las ventas, una cuenta de saldo negativo. Debe debitar otra cuenta, ya sea en efectivo o cuentas por cobrar, que normalmente tienen saldos positivos.