Cómo auditar la caja chica

La propia conveniencia de la caja chica también presenta su desafío de auditoría más importante; Debido a que la caja de efectivo generalmente no está bien asegurada, el seguimiento confiable del acceso al dinero presenta un riesgo de control interno. Asegurarse de que el efectivo se utilice correctamente requiere una conciliación de los recibos, una revisión de la ubicación de almacenamiento de efectivo y una revisión de los procedimientos que utilizan los empleados para acceder a los fondos. Se debe realizar una auditoría con regularidad.

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Conozca a la persona que se desempeña como custodio habitual de la caja chica, generalmente una secretaria o gerente. Si ninguna persona es responsable de la caja chica, entonces considere instituir una política que identifique a una persona como el custodio de la caja chica. Lleve un registro de auditoría, que es un recuento actualizado de los totales de caja chica a lo largo del tiempo.

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Cuente la moneda y la moneda. Además, cuente el valor de los sellos postales o instrumentos negociables (como cheques de viajero o bonos) almacenados con la caja chica.

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Sume todos los comprobantes y recibos utilizados para justificar los pagos de la caja chica o los registros de transacciones que se suman al efectivo. Asegúrese de que toda la documentación sea legítima y se ajuste a las políticas de reembolso o gastos aplicables.

4

Sume el total en efectivo al total del cupón. Esta cantidad debe ser igual a la cantidad en efectivo anotada en la última auditoría.

5

Agregue un registro al registro de caja chica anotando cualquier discrepancia si la cantidad es pequeña o está dentro de los límites establecidos por la política.

6

Firme el registro de auditoría. Tanto el custodio como el auditor deben firmar sus acuerdos de que el total de efectivo es igual al monto registrado. Elimine y archive los recibos y comprobantes existentes de acuerdo con la política.

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Inspeccione el lugar donde se almacena la caja chica. Asegúrese de que el acceso esté restringido al custodio o a las personas que tengan acceso legítimo a la caja de efectivo. Asegúrese de que la caja se mantenga en un lugar que disuada de robos.