La mayoría de las empresas mantienen una pequeña cantidad de efectivo disponible para pagar gastos menores relacionados con el negocio que no justifican la emisión de un cheque o el uso de la tarjeta de crédito corporativa. Un fondo de caja chica es un método conveniente para pagar transacciones de pequeñas empresas, como gastos de envío, gastos de envío o suministros de oficina de emergencia. Es importante mantener registros precisos de todos los gastos de caja chica para fines de contabilidad.
Tipo de cuenta de caja chica
La caja chica es un activo corriente y debe figurar como débito en el balance de la empresa. Para financiar inicialmente una cuenta de caja chica, el contador debe emitir un cheque a nombre de "Caja chica" por la cantidad deseada de efectivo para tener a mano y luego cobrar el cheque en el banco de la empresa. El asiento del diario en el balance general debe incluir un débito en la cuenta bancaria comercial y un crédito en la cuenta de caja chica. Cuando la caja chica se utiliza para gastos comerciales, la cuenta de gastos correspondiente, como suministros de oficina o reembolsos a los empleados, debe contabilizarse como gasto.
Saldo normal de la cuenta de caja chica
El saldo normal de la caja chica puede variar según el tamaño de la empresa. Por lo general, una pequeña o mediana empresa tiene alrededor de $ 100 en efectivo a la mano, pero las grandes corporaciones pueden tener hasta $ 500, según sus necesidades. Por lo general, no es una buena idea tener a mano una cantidad excesiva de efectivo o demasiadas personas con acceso a él debido al riesgo de robo de caja chica y posibles problemas contables.
Cómo almacenar y realizar un seguimiento de los gastos de caja chica
Las empresas deben guardar la caja chica en una caja fuerte o bajo llave en una caja de efectivo. El propietario y el gerente financiero deben ser los únicos empleados con acceso a la caja chica para que se pueda rastrear y administrar con precisión. Se debe completar un recibo por cualquier dinero tomado y debe incluir la fecha, la cantidad exacta de efectivo, la descripción del gasto y el nombre y la firma de la persona que recibe el efectivo.
Reabastecimiento de la cuenta de caja chica
La cuenta de caja chica debe conciliarse y reponerse todos los meses para garantizar que la cuenta esté equilibrada y se tengan en cuenta las variaciones. El contador debe emitir un cheque a nombre de "Caja chica" por el monto de los gastos pagados con la caja chica ese mes para que la cuenta vuelva al monto original. El cheque se debe cobrar en el banco de la compañía y el dinero en efectivo debe devolverse a la caja fuerte o caja de seguridad de la caja chica. Registre el cheque en el balance general con un débito en la cuenta bancaria comercial, un crédito en la cuenta de caja chica y luego use los recibos de caja chica para pagar los gastos de las diferentes cuentas que se utilizó para pagar la caja chica.