Los gastos pagados por adelantado se refieren a los pagos por adelantado de los gastos comerciales, mientras que las deudas que tiene una empresa en el curso de su actividad comercial se denominan cuentas por pagar. Cada transacción es completamente diferente de la otra, pero cada una tiene un efecto directo sobre el movimiento de dinero dentro o fuera de una empresa. Los problemas de flujo de efectivo son un escollo común de la mayoría de los nuevos empresarios, pero saber cómo estas dos transacciones pueden afectar sus finanzas puede ayudarlo a evitar una escasez de efectivo.
Incremento de prepagos
Si bien hacer pagos por adelantado puede parecer una buena idea, para muchas empresas, pueden hacer más daño que bien. Un flujo de caja saludable debe poder sostener los gastos mensuales y las compras de inventario, pero cualquier aumento en los gastos pagados por anticipado disminuye inmediatamente el flujo de caja y el capital de trabajo. Para las empresas con un flujo de caja marginal, los pagos anticipados pueden significar menos efectivo para pagar los gastos inmediatos y las inversiones generadoras de ingresos.
Disminución de los prepagos
Una disminución en los gastos pagados por anticipado resulta en un aumento en el flujo de efectivo. Los gastos operativos generalmente se pagan mensualmente, por lo que cualquier reducción en los gastos pagados por adelantado beneficiará inmediatamente al flujo de caja del mes en curso. A modo de ejemplo, la reducción de las existencias de suministros prepagos de tres meses a un mes hace que el efectivo esté disponible inmediatamente equivalente a dos meses de suministros.
Aumento de cuentas por pagar
Las cuentas por pagar se consideran pasivo corriente si se pagan dentro de un año y como pasivo a largo plazo si el pago vence en más de un año. Cualquier aumento en el pasivo corriente o de largo plazo no afectará el flujo de efectivo ya que aún no se paga efectivo en el momento en que se adquieren los bienes o servicios.
Disminución de cuentas por pagar
Una disminución en las cuentas por pagar es una disminución en el flujo de efectivo. Puede resultar tentador adquirir más bienes y servicios a crédito, ya que tales transacciones no afectan el flujo de caja en el momento de la compra. Pero los dueños de negocios deben tener en cuenta que los pagos posteriores reducirán directamente el flujo de caja. Las cuentas por pagar mal administradas pueden acumularse y las obligaciones mensuales resultantes pueden asfixiar el capital de trabajo utilizado para generar ingresos.