Las ausencias de los empleados pueden ser costosas, especialmente si necesita contratar trabajadores temporales o pagar horas extra a otros miembros del personal para asegurar la dotación de personal suficiente para su negocio. Las ausencias se dividen en tres categorías: justificadas (aprobadas de antemano por un supervisor); injustificadas (no aprobadas de antemano) y sin culpa (las no clasificadas). Las ausencias justificadas y sin culpa generalmente se consideran un costo de hacer negocios, pero controlar los costos del ausentismo injustificado es vital para las pequeñas empresas. Comprender las leyes relacionadas con el ausentismo puede ayudar a su empresa a controlar los costos y, al mismo tiempo, evitar problemas legales.
Empleados exentos y no exentos
Las leyes relativas al pago durante las ausencias se aplican de manera diferente para los empleados exentos y no exentos. La mayoría de los empleados, clasificados como no exentos, están cubiertos por las reglas de salario y horas de la Ley de Normas Laborales Justas y pueden ser retirados por todo el tiempo perdido del trabajo. Los empleados exentos están exentos de las reglas de la FLSA; las exenciones más comunes son para los empleados administrativos, ejecutivos y profesionales de cuello blanco, los profesionales de TI y el personal de ventas externo.
Si un empleado exento ha trabajado en cualquier momento durante la semana de pago, su pago no puede ser descontado sin correr el riesgo de perder su estatus de exento. La pérdida del estado de exención significa que tendrá que pagar 1 1/2 veces su tarifa por cada hora que haya trabajado más allá de los 40 de forma retroactiva y en el futuro. Sin embargo, una política por escrito que especifique un cierto número de días por enfermedad o personales le permitirá contar los días perdidos contra este número; si el empleado exento excede ese número, puede cancelar el pago y, a menos que el empleado cumpla con otros criterios, tomar medidas disciplinarias.
Enfermedad, discapacidad y lesiones
Otras dos leyes federales rigen las ausencias por enfermedad o discapacidad y se aplican tanto a los empleados exentos como a los no exentos. La Ley de Licencia Médica Familiar se aplica a las empresas que emplean a más de 50 trabajadores; requiere que los empleadores otorguen a los trabajadores hasta 12 semanas de licencia no remunerada pero protegida en el trabajo anualmente por su propia enfermedad grave o para cuidar a familiares recién nacidos, recién adoptados o enfermos. También permite salir cuando los miembros de la familia están en el ejército. La licencia puede tomarse de forma consecutiva o intermitente. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades se aplica a las empresas que emplean a más de 15 trabajadores y requiere que otorgue una licencia extendida si es necesario para satisfacer las necesidades de un empleado con una discapacidad. También requiere que no discrimine a este empleado en la contratación o promociones debido a su discapacidad o necesidad de tiempo libre adicional. Además de las reglas federales, los estados tienen sus propias leyes que protegen a los trabajadores que deben tomarse un tiempo libre por lesiones sufridas en el trabajo.
Políticas de asistencia
La mejor manera de lidiar con el absentismo es desarrollar una política de asistencia que satisfaga las necesidades de su negocio y cumpla con la ley. Una política de asistencia sólida debe cubrir todo lo siguiente: tardanza, enfermedad, asuntos personales, licencia familiar y médica (incluida la licencia militar) y licencia por discapacidad. La política debe ser específica. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo después de que comienza un turno debe llamar un empleado si está enfermo para evitar una acción disciplinaria? o ¿con cuánta anticipación debe dar un empleado a un supervisor por una ausencia justificada? La política también debe indicar claramente qué desencadena una acción disciplinaria y cómo progresará esa disciplina; por ejemplo, la primera instancia de una ausencia injustificada o una ausencia de emergencia sin llamar activará una advertencia verbal; el segundo una advertencia por escrito, y el tercero podría ser motivo de rescisión. Comunique la política por escrito a los empleados y capacite a los supervisores. Una vez desarrollada, aplique la política consistentemente para evitar reclamos por discriminación.
Ausencias sin culpa
Algunas empresas desarrollan una política de ausencias sin culpa. Bajo este sistema, no se intenta clasificar las ausencias como justificadas o injustificadas; en cambio, a cada empleado se le permite un cierto número de días libres del trabajo, para usarlos como desee. La disciplina progresiva se usa cuando el empleado excede el número de ausencias permitidas. Aunque este sistema puede parecer fácil de administrar, no saber por qué sus empleados están ausentes puede plantear problemas para demostrar que ha cumplido con la FMLA. Este tipo de sistema también puede no satisfacer sus necesidades comerciales en situaciones de venta minorista o centro de llamadas cuando la cobertura durante ciertas horas es fundamental.
registros
El mantenimiento de registros adecuado es importante para evitar demandas. Por ejemplo, los trabajadores pueden afirmar que han trabajado durante años en una configuración informal de "tiempo de compensación", haciendo un seguimiento de sus propias horas extra y luego tomando una licencia adicional para compensar las horas extra. Si carece de registros oficiales de tiempo, no puede demostrar lo contrario. Muchos sistemas de nómina pueden rastrear las ausencias y diferenciar entre los tipos de ausencias. Si su empresa no tiene este tipo de opción, desarrolle otra forma de realizar un seguimiento de las ausencias individuales y escriba y tabule los totales de toda la empresa.