Los recepcionistas médicos trabajan en la recepción de los consultorios médicos contestando teléfonos, saludando a los pacientes y manejando comunicaciones escritas y electrónicas. Los recepcionistas de consultorios médicos se diferencian de los recepcionistas no médicos porque deben tratar con pacientes en lugar de clientes. A través de métodos de capacitación efectivos, los recepcionistas de los consultorios médicos desarrollan las habilidades necesarias para abordar el ambiente ajetreado en el que trabajan.
Entrenamiento formal
La mayor parte de la capacitación del recepcionista del consultorio médico se realiza en el lugar de trabajo, pero algunos empleadores pueden requerir que los recepcionistas obtengan capacitación formal antes del empleo. Esto implica completar un título de asociado de dos años o un programa de certificado de un año a través de un colegio comunitario o una escuela técnica. El trabajo del curso incluye terminología médica, codificación de seguros médicos y procedimientos de consultorio médico. Si el médico realiza entrevistas con regularidad, es posible que la recepcionista necesite más capacitación sobre cómo manejar las solicitudes de los medios y las entrevistas.
Designar un entrenador
Un gerente de consultorio médico generalmente tiene la responsabilidad de capacitar a los recepcionistas médicos. El gerente logra esto al hacer que el recepcionista médico recién contratado conozca a los médicos, enfermeras y otro personal y haga un recorrido por el edificio. El gerente también prepara un manual de capacitación escrito que explica las políticas, los procedimientos, la etiqueta, el historial y las expectativas laborales del consultorio médico, que se entrega a la nueva recepcionista. El gerente puede sentarse con el nuevo empleado para revisar el manual o hacer que el empleado lo lea en su tiempo libre.
Establecer el papel del recepcionista
Dentro de los parámetros de las políticas y procedimientos del consultorio, el gerente del consultorio médico debe establecer el papel del recepcionista médico. El gerente de la oficina capacita al empleado señalando los diferentes tipos de pacientes que encontrará el empleado, como los adultos mayores que están enfermos o con problemas de audición y los pacientes airados. Los gerentes explican otras prioridades, como archivar registros médicos, registrar pagos en la computadora y mantener al mínimo los mensajes de correo de voz y las llamadas telefónicas personales. El administrador del consultorio también puede proporcionar una lista de otros médicos, de modo que los pacientes sean dirigidos a otros médicos si no hay una cita disponible.
Celebrar reuniones periódicas
El gerente y el personal de la oficina pueden programar reuniones semanales o mensuales con la recepcionista para reforzar la capacitación con literatura o presentaciones visuales, identificar problemas y desarrollar un plan para abordar las deficiencias. Los nuevos recepcionistas tienden a sentirse abrumados o angustiados durante el primer mes de empleo. Los gerentes de oficina deben asegurar a sus empleados que estos sentimientos se disiparán a medida que adquieran experiencia en el trabajo. Los gerentes de oficina también pueden asignar a otra recepcionista médica en la oficina para que actúe como mentor del nuevo empleado.