El entorno de trabajo acelerado de hoy en día, completo con computadoras, así como teléfonos celulares y teléfonos inteligentes, hace que las máquinas de fax parezcan un poco desactualizadas. Pero las máquinas ofrecen múltiples usos que podrían ser ideales para su oficina. Las pequeñas empresas, en particular, encuentran que las máquinas de fax ofrecen una variedad de opciones que eliminan la necesidad de comprar varios equipos costosos cuando solo uno se encarga de los distintos trabajos.
Comunicación
Las máquinas de fax hacen que enviar y recibir documentos sea una alternativa rápida a enviarlos y recibirlos por correo postal u otros servicios de entrega. Los elementos que requieren una firma se pueden manejar fácilmente a través de un fax. Enviar o recibir información sobre un proyecto o detalles sobre un producto o servicio le brinda a usted o al destinatario una copia impresa de los datos importantes. Puede ser difícil imaginar una empresa sin una computadora o Internet, pero algunas empresas aún dependen de la comunicación a través del teléfono y la máquina de fax. En áreas remotas donde Internet es inexistente o extremadamente lento, una máquina de fax conectada a un teléfono sigue siendo la principal forma de comunicación cuando se trata de pedidos largos, mensajes y compartir otra información. Las máquinas de fax también funcionan bien para enviar menús, comunicaciones de emergencia, el estado de una cuenta e información de entrega.
Tácticas de ventas
Algunas empresas utilizan la transmisión por fax para aumentar las perspectivas y realizar más ventas. Estos esfuerzos asequibles resultan particularmente útiles si es más probable que su mercado objetivo reciba un fax en lugar de un correo electrónico. Los faxes se envían a una lista programada de números de teléfono todos a la vez, lo que permite que la máquina se encargue de marcar cada número. Los faxes de difusión se utilizan a menudo para ofrecer descuentos o anunciar ventas a una base de datos seleccionada. Los faxes funcionan especialmente bien para vender ofertas que cambian rápidamente, como bienes raíces, cambios de tarifas diarias y recordatorios de ferias comerciales. Los boletines y comunicados de prensa sobre sus productos y servicios también se pueden enviar por fax. Antes de usar su máquina de fax como máquina de llamadas potenciales, asegúrese de que sus destinatarios estén de acuerdo con la idea de recibir un fax ocasional sobre sus ofertas. De lo contrario, sus faxes podrían verse como correo basura, un método seguro para crear una barrera entre usted y su posible cliente.
Copiado
Una máquina de fax también puede funcionar como fotocopiadora. El costo de usar su máquina de fax para copiar documentos se vuelve caro porque los cartuchos o tóner requeridos para la mayoría de las máquinas de fax cuestan más que los requeridos por una fotocopiadora. Si sólo necesita una copia ocasional, difícil, una máquina de fax le ahorra el gasto de comprar una fotocopiadora que no tendrá suficiente uso para pagarse por sí misma.
Impresión
Algunas máquinas de fax vienen con la opción de imprimir documentos. La máquina de fax debe estar conectada a su computadora para que pueda enviar el documento desde su computadora a la máquina de fax para imprimir. El tóner que se usa en una impresora tiende a costar mucho menos que el que se usa en una máquina de fax, por lo que la impresión a través de una máquina de fax generalmente se limita a unos pocos documentos cuando es absolutamente necesario, ideal si usted es una pequeña empresa con pocas necesidades de impresión.