No enviaría una carta redactada de manera informal sin un formato reconocible a otra persona de negocios si estuviera discutiendo la posibilidad de competir por un contrato con el gobierno. Si desea que lo tomen en serio como propietario de una pequeña empresa, todas las comunicaciones escritas a otras personas comerciales deben enviarse en un formato claro. La carta comercial simplificada le permite mantener correspondencia profesional utilizando un formato específico.
Definición
La carta comercial de estilo simplificado es una variación de los formatos de letra de bloque completo y semibloque. Los profesionales de negocios lo toman más en serio cuando formatea sus comunicaciones escritas usando uno de estos formatos. Un formato de carta personal es aceptable para escribirle a un amigo, pero usar este formato cuando envía una comunicación a otro propietario de negocio puede hacer que parezca poco profesional.
Comparación
Las cartas comerciales de estilo simplificado contienen los mismos elementos que las letras de bloque completo y semibloque. Al igual que el formato de bloque completo, el formato simplificado justifica a la izquierda todas las líneas excepto el logotipo de la empresa o el membrete. La línea de fecha está ligeramente a la derecha del centro o alineada con el centro de la página. Las cartas escritas en el formato simplificado tienen menos secciones internas, como el cuerpo, el saludo y la línea de fecha.
¿Cuándo es útil?
Usar el estilo simplificado es lo más útil en momentos en que no tiene el nombre de contacto de un destinatario. Debido a que el estilo simplificado no requiere un saludo, no necesita el nombre de la persona. El formato simplificado elimina la formalidad innecesaria al tiempo que mantiene un enfoque profesional.
Formato
Configure los márgenes para el formato de letra simplificado. Los márgenes derecho e izquierdo deben ser de 1 1/4 pulgadas y los márgenes superior e inferior deben ser de 1 1/2 pulgadas. La fecha de la carta debe colocarse de seis a diez espacios debajo del membrete de su empresa. Coloque el nombre del destinatario, si está disponible, el nombre de la empresa y la dirección completa de dos a cuatro espacios debajo de la fecha de la carta. Dos espacios debajo de esta dirección, escriba el asunto de su carta en mayúsculas. No incluya un saludo de apertura. Comience el primer párrafo de su carta dos espacios debajo de la línea de asunto. Coloque un espacio único en cada párrafo y coloque un espacio completo entre los párrafos. Termine con un saludo de cierre, como "Sinceramente suyo", luego, cinco espacios debajo del saludo, escriba su nombre en letras mayúsculas. Inmediatamente debajo de su nombre, escriba su título, nuevamente, en letras mayúsculas. Dos espacios debajo de su título, escriba sus iniciales. Si su asistente de oficina escribe su correspondencia, debe agregar una barra inclinada y sus iniciales en minúsculas. Si va a incluir un recinto, escriba "recinto" dos espacios debajo del bloque inicial.