Las empresas utilizan memorandos de gestión para difundir información a varias personas. Dichos memorandos detallan noticias sobre políticas, eventos o iniciativas, por ejemplo, y entregan la información a todos los gerentes apropiados al mismo tiempo. Crear un memorando de gestión eficaz implica comprender a su audiencia y darse cuenta de que los gerentes reciben mucha correspondencia a lo largo del día. Escriba el memorando para que sea claro y conciso, con una línea de asunto de interés, para aumentar la atención.
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Envíe la nota solo a aquellos gerentes que requieran la información. Distribuir memorandos a todos los supervisores de la organización cada vez que se escribe uno puede disminuir la posibilidad de que se lean los memorandos. Al ser selectivos, los gerentes sabrán si han recibido uno, el contenido probablemente sea importante.
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Escriba un tema fuerte, o Re :, línea para captar la atención del lector. En lugar de algo ordinario, como "Actualización del programa de beneficios de salud", podría escribir "¡Se agregaron nuevos y emocionantes beneficios al programa de atención médica!"
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Resume el propósito del artículo en la primera oración. Los gerentes usarán esto como una guía para determinar si deben continuar leyendo. Una apertura genérica del memo puede hacer que un gerente ocupado concluya que la información no vale su tiempo, así que incluya suficientes detalles en la primera línea para persuadir a los gerentes de que el memo es digno.
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Mantenga la nota breve y concisa. Utilice una combinación de párrafos y viñetas para una lectura rápida. Al mismo tiempo, incluya suficiente contenido para explicar claramente la información. Muchas personas se han condicionado a publicaciones breves en las redes sociales para hacerse entender; comprender la diferencia entre una nota dirigida a los gerentes y una actualización de Twitter, por ejemplo. El memo debe proporcionar un resumen satisfactorio del problema.
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Aclare los próximos pasos o responsabilidades de los lectores. Indique claramente si necesitan recopilar cierta información, asistir a un seminario, educar a sus subordinados sobre el tema o cualquier otra cosa que requiera una acción adicional. Incluya el plazo específico para las acciones si lo hay.
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Indique el nombre y la información de un contacto en caso de que alguno de los gerentes tenga preguntas sobre el contenido del memo.