Los memorandos internos brindan a sus compañeros de trabajo y gerentes información sobre proyectos, metas, fechas límite, problemas y otros temas. Si espera que se lea su memorando, es importante escribir de la manera más sucinta posible e identificar claramente el propósito del memo. Una revisión rápida del formato de la nota ayudará a garantizar que su nota sea clara y concisa.
Título
El encabezado contiene la fecha, enumera los nombres de los destinatarios, enumera su nombre y proporciona una breve descripción del tema. Coloque cada uno de estos elementos en líneas separadas. "Para:" precede a la lista de destinatarios, "De:" precede a su nombre, "Fecha:" precede a la fecha y "Asunto:" precede a la descripción del tema. La parte más importante del título es el tema. Los lectores deben comprender rápidamente qué información o instrucciones se incluyen en el cuerpo del memo mediante la lectura de la línea de asunto. Una buena línea de asunto describe el propósito del memorando en la menor cantidad de palabras posible.
Introducción
La introducción proporciona algunos antecedentes sobre el tema que discutirá en el cuerpo del memo. Si bien el tema puede ser uno que conozca bien, sus destinatarios pueden necesitar información adicional, especialmente si no están directamente involucrados con el proyecto. Explique brevemente el motivo del memorando en un párrafo de dos o tres oraciones. El objetivo de la introducción es asegurar que los destinatarios comprendan exactamente lo que se discutirá y por qué han recibido el memo.
Cuerpo
El cuerpo de la nota explica en detalle el tema enumerado en la línea de asunto. Si el propósito de la nota es actualizar a los destinatarios sobre el estado de un proyecto, puede explicar brevemente el propósito del proyecto y enumerar todos los elementos que se completaron y los que no se completaron. Si necesita aprobación para continuar con una tarea o asignación, el organismo debe contener información que explique exactamente lo que planea hacer, cuándo planea hacerlo y cómo planea hacerlo. Evite agregar detalles insignificantes. El memo debe incluir solo la información que los lectores necesitan para comprender la situación o tomar una decisión.
Conclusión
La conclusión explica qué acción le gustaría que hicieran los destinatarios después de leer la nota. Puede solicitar comentarios, una decisión o invitar a los destinatarios a una reunión para discutir el tema. La conclusión debe incluir información sobre cómo contactarlo. Incluya más de un método de contacto, como su número de extensión de teléfono y su dirección de correo electrónico. Si hay una fecha límite para las respuestas al memo, es importante tener en cuenta esta información también.