Los manuales de procedimientos son herramientas útiles para una variedad de entornos laborales. Ya sea que los empleados necesiten saber cómo operar la fotocopiadora o cómo completar la capacitación requerida en salud y seguridad, un manual de procedimientos puede ofrecer una descripción general de los pasos. Muchos empleadores diseñan manuales combinados de “políticas y procedimientos”, pero es importante reconocer la distinción: las políticas reflejan reglas, mientras que los procedimientos reflejan procesos y cómo completarlos. Al elaborar un manual de procedimiento eficaz, es fundamental centrarse en el procedimiento en sí y proporcionar la información que será más útil a los empleados para realizarlo.
Calidades
Un manual de procedimientos debe ser fácil de leer y usar. Un manual de procedimiento que requiere su propio manual de procedimiento solo para leerlo no es de mucha utilidad para ningún empleado. Además, el manual de procedimientos debe ser coherente en todos los elementos, incluido el estilo, el diseño y la información. Un manual de procedimientos está diseñado para ayudar a otros a completar una determinada tarea, por lo que debe redactarse pensando en los lectores. Los procesos que se describen deben ser claros y lógicos, para que todos los lectores puedan seguir el procedimiento sin dificultad.
Caracteristicas
Los manuales de procedimientos variarán en características específicas, según el tipo de información que se detalla. Sin embargo, en su mayor parte, los manuales de procedimientos eficaces son aquellos que tienen un formato claro y coherente para que los lectores sepan cómo seguir el material. Los párrafos deben comenzar y terminar sin confusión, y los lectores no deben tener que preguntarse dónde termina un paso y comienza otro. Al describir los pasos, los escritores deben usar verbos de acción fuertes para asegurarse de que los lectores sepan exactamente qué hacer, y deben ofrecer explicaciones y opciones cuando sea apropiado. Todos los íconos, imágenes o gráficos / tablas deben ser obvios de comprender y fáciles de seguir.
Estilo de escritura
El estilo de redacción de un manual de procedimiento debe basarse en un lenguaje claro y conciso. Toda la información de procedimiento debe ser precisa y cualquier acrónimo debe aclararse con una explicación entre paréntesis, por ejemplo, la "Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA)". En los manuales de procedimientos que estarán en circulación durante algún tiempo, evite utilizar información específica que pueda quedar desactualizada rápidamente. Se debe evitar el lenguaje técnico y la jerga que la mayoría de las personas desconocerán.
Diseño
El diseño del manual de procedimientos dependerá en gran medida del tipo de procedimiento que se describa, pero algunas recomendaciones de diseño se aplican a todos los manuales de procedimientos. Un buen manual de procedimientos utiliza una gran cantidad de espacio en blanco. Es decir, el manual no está sobrecargado de material impreso, sino que ofrece muchas sangrías y saltos de párrafo para evitar asustar al lector. Los manuales de procedimientos eficaces también tienen títulos y subtítulos claros, así como cualquier otra etiqueta apropiada y descripción de muchos puntos.
Responsabilidades
Los responsables de redactar los manuales de procedimientos también son responsables de revisarlos periódicamente. Si el material se vuelve irrelevante, debe eliminarse o actualizarse. Si la información no es eficaz para ayudar a los empleados, el manual debe revisarse y mejorarse. Un manual de procedimiento es tan útil como el trabajo que permite a los lectores realizar, y si el manual no lo hace, el escritor tiene la responsabilidad de cambiarlo.