Un memorando es un documento que se dirige a personas específicas dentro de la organización con el propósito de registrar un acuerdo, entregar información o permitir algún tipo de acción. El propósito del memorando o memorando entre oficinas es informar al lector, no persuadir. La brevedad es importante al escribir el memo porque los responsables de la toma de decisiones tienen que asimilar el contenido rápidamente y pueden usar el memo como referencia mucho después de que esté escrito.
Conoce a tu audiencia
Cuando se prepara para escribir su memorando, es esencial que conozca a su audiencia. Para conocer a su audiencia, hágase algunas preguntas. ¿Quiénes son? ¿El memorando lo leerán los responsables de la toma de decisiones o un gerente? Empiece a escribir el memo preguntándose qué necesita saber el lector. Considere la posición y las responsabilidades del lector; por ejemplo, un abogado puede usar la información para prepararse para un caso judicial. Decida cuánta información necesita el lector antes de poder tomar una buena decisión.
Estructura de la oración
La estructura de su oración debe centrarse en la simplicidad. Evite mucha jerga comercial y términos técnicos. Escriba con claridad eligiendo la palabra correcta y evite las palabras complejas. Utilice un esquema para mantenerse organizado y concentrado en lo que va a decir a continuación.
Partes del memorando
El encabezado consta de cuatro piezas: nombre de la persona a la que se dirige el memorando, nombre del escritor, asunto del mensaje y fecha de envío. El encabezado suele estar etiquetado como "Para", "Desde", "Asunto" y "Fecha". La siguiente parte del memo es el cuerpo. Un párrafo de "pregunta presentada" establece de qué se trata el memo. También detalla los hechos y el propósito del proyecto o lo que usted cree que es crucial, por ejemplo, los gastos de viaje fuera del estado. Un párrafo de "respuesta breve" establece cuál es su predicción. Puede responder una pregunta, resumir o dar una recomendación. Declare los hechos. La "discusión" es el párrafo más grande y concluye el memo. Aquí entra en detalles para demostrar lo que ha escrito en el párrafo de "respuesta breve". Si su discusión es compleja y analiza varios temas, divida el párrafo en subtítulos.
Corregir
Debería revisar la nota. Lea la nota en busca de errores tipográficos, asegurándose de no haber escrito mal nada. Antes de imprimir o enviar la nota por correo electrónico, verifique la estructura de su oración y léala con atención. Evite la vergüenza de deletrear mal el nombre de alguien o enviarlo a la dirección incorrecta.