Los procedimientos de contabilidad de las pequeñas empresas son simples y enfocados, lo que reduce la posible confusión. Su empresa puede establecer procedimientos para pagar facturas, recibir dinero, procesar tarjetas de crédito, ingresar datos en sistemas contables y realizar conciliaciones. A menudo, las empresas compilan procedimientos para crear un manual de contabilidad, que ayuda a capacitar al personal nuevo.
Procedimientos comunes de efectivo
Usa recibos. Entregue a los clientes y recibos de los clientes, especialmente cuando pagan en efectivo por bienes y servicios.
Guarde copias de los recibos y concilie el efectivo todos los días con los recibos. Por ejemplo, si su caja comenzó con $ 100 y terminó con $ 250, entonces debería tener $ 150 en recibos.
Mantenga su caja chica separada de su efectivo para tratar con los clientes. Cada gasto de caja chica debe tener un recibo o una nota al respecto.
Procedimientos de gastos comunes
Paga solo los gastos autorizados. Muchas veces, las pequeñas empresas reciben facturas que se pagan de inmediato sin tener en cuenta quién autorizó las compras o si los artículos se recibieron en buen estado. Al firmar cheques, revise toda la documentación y asegúrese de que está pagando por algo relacionado con el negocio y debidamente autorizado.
Considere la posibilidad de obtener un servicio bancario, generalmente llamado "Pago Positivo", en el que le proporciona al banco una lista de cheques y montos, y el banco paga solo lo que está en la lista. Esta es una forma muy confiable de prevenir el fraude.
Procedimientos comunes del departamento de contabilidad
Concilie el efectivo una vez al mes con los extractos bancarios. La conciliación suele ser firmada por un gerente o propietario de una empresa. Cualquier corrección y ajuste debe hacerse a las cuentas de efectivo en el libro de inmediato.
Concilie las cuentas por cobrar y por pagar mensualmente para asegurarse de que estén de acuerdo con el libro mayor.
Realice informes financieros la primera semana de cada mes para el mes anterior, después de que se hayan realizado todas las conciliaciones. Un informe financiero común es el "balance general", que muestra el efectivo, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. El otro informe estándar es el "estado de resultados" con ingresos y gastos.