Si no es por otro motivo, debe presentar sus recibos de manera ordenada para evitar el pánico durante el tiempo de preparación de impuestos. También es útil saber lo que ha gastado por categoría para que pueda evaluar si está dentro del presupuesto o no. Un sistema de archivo para una pequeña empresa toma solo unos minutos para configurar y suministros limitados: necesitará carpetas, archivos, un bolígrafo y un archivador.
Al Empezar
Presente los recibos a medida que llegan en lugar de esperar a hacer los recibos de un mes a la vez. Si el propósito del recibo no es obvio, anote para qué fue tan pronto como lo reciba. Por ejemplo, si es un almuerzo de negocios, escriba el nombre del cliente y el propósito comercial del almuerzo, por ejemplo, una llamada de ventas.
Ordenar por tipo de gasto
Separe los recibos por tipo de gasto. Por ejemplo, todos los recibos de suministros de oficina van en una pila, todos los gastos de telecomunicaciones en otra. La mayoría de los sistemas de software de contabilidad le brindan una variedad de cuentas con códigos. También puede agregar sus propios códigos y cuentas. Cuando ingrese el gasto en el sistema de contabilidad, escriba el código en el recibo. De esa manera sabrá que se ha ingresado.
Carpetas y archivos
Las carpetas van dentro de los archivos y los archivos cuelgan del borde interior del archivador. Etiquete los archivos con el tipo de gasto, como telecomunicaciones. Etiquete cada carpeta dentro del archivo con el subconjunto del gasto, como acceso a Internet, teléfono celular, tableta o teléfono fijo y el año.
Cronológico
Coloque el recibo en la carpeta correspondiente en orden cronológico, ya sea con los gastos más recientes al frente de la carpeta o al reverso. No importa cuál, siempre que sea coherente en todas las carpetas. Coloque las carpetas en el archivo adecuado.
Sobres
Si su negocio es muy pequeño, o si no tiene muchos recibos, use un sobre para cada tipo de gasto en lugar de archivos y carpetas. Guarde los recibos en orden cronológico en cada sobre. Pon los sobres en una lima de acordeón.
Fin de año
Al final del año, retire las carpetas de los archivos y guárdelas en un lugar seguro. Necesitará los recibos si el Servicio de Impuestos Internos decide auditar su negocio. Configure nuevos archivos y carpetas para el nuevo año.