Los empleados de todos los niveles de una empresa pueden cometer fraude en las cuentas por cobrar. Los métodos varían, pero la mayoría implica desviar dinero antes de que los pagos se registren correctamente en los libros financieros de la empresa. Los empleados que cometen fraude de cuentas por cobrar están robando dinero de la empresa, lo que afecta las ganancias pero también puede resultar en la pérdida de clientes y un sistema de contabilidad comprometido. La implementación de controles contables internos sólidos ayuda a prevenir el fraude de cuentas por cobrar. Las pequeñas empresas con pocos empleados a menudo no pueden asignar diferentes aspectos de las cuentas por cobrar a diferentes empleados, por lo que la detección de fraudes adquiere mayor importancia.
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Capacite a los empleados y a la gerencia en el reconocimiento y detección de los diferentes tipos de fraude de cuentas por cobrar y métodos de ocultación. El desnatado, conocido como fraude fuera de libros, implica el robo de cuentas por cobrar antes de que se registren los fondos. Lapear implica registrar continuamente el pago de un cliente a la cuenta de otro cliente para ocultar el robo de cuentas por cobrar. La sustitución de cheque por efectivo es el reemplazo de pagos esperados robados con ingresos inesperados, como reembolsos o reembolsos. El robo de estados de cuenta, notificaciones tardías y otros registros financieros oculta temporalmente el fraude de cuentas por cobrar. Los empleados también cometen fraude de cuentas por cobrar al marcar incorrectamente las cuentas como viejas o no cobrables o remitir cuentas corrientes a agencias de cobranza para ocultar pagos robados y recibir comisiones ilícitas.
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Supervise y supervise a todos los empleados y revise su trabajo con frecuencia, especialmente los empleados nuevos y recientemente promovidos que tienen acceso al correo entrante y a los registros financieros.
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Supervisar el trabajo de los empleados que realizan funciones que deben estar segregadas bajo los controles internos adecuados. Por ejemplo, el empleado que abre el correo y registra los cheques recibidos o la persona que procesa las cuentas por cobrar y envía los estados de cuenta.
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Busque señales de alerta en el comportamiento de los empleados, como cambios significativos en los hábitos de gasto, no tomarse nunca tiempo libre y no estar dispuesto a tomarse vacaciones.
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Investigue los cambios repentinos en los proveedores, los patrones de compra desconocidos y la relación de los proveedores con los empleados. Verifique la existencia de nuevos proveedores para prevenir fraudes a través de proveedores fantasmas y sobornos.
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Exija a todos los empleados que se tomen vacaciones y, si es posible, roten las tareas periódicamente para permitir que otros empleados tengan acceso a los registros contables y realicen las tareas que podrían ocultar el fraude en las cuentas por cobrar.
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Implementar un programa de denuncia de irregularidades para fomentar la denuncia de actividades fraudulentas, incluidos robos y procedimientos contables inadecuados.
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Realice auditorías internas sorpresa para detectar prácticas contables que encubran el fraude de cuentas por cobrar. Los empleados que están autorizados a ajustar cuentas pueden eliminar cuentas, marcar cuentas como morosas, cancelar cuentas, registrar pagos robados en cuentas antiguas o falsas y utilizar el equilibrio forzoso de efectivo y cuentas por cobrar para ocultar el robo de pagos registrados.
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Contrate profesionales para que realicen auditorías externas con regularidad y pídale al auditor que le explique los métodos de detección de fraude utilizados.