Las empresas establecen controles internos para limitar los riesgos. Los posibles riesgos incluyen pérdidas, bajo desempeño de los contratos, mala calidad e incumplimiento de las regulaciones. Los procedimientos de documentación detallan los documentos que la empresa requiere para implementar sus sistemas de control y asignar responsabilidad por tareas y acciones. Las pequeñas empresas generalmente requieren menos documentación o controles que las operaciones más grandes porque cada empleado lleva a cabo varias funciones laborales y las responsabilidades son más claras. Los procedimientos de documentación efectivos que dan como resultado un mínimo de controles eficientes pueden dar a las pequeñas empresas una ventaja competitiva.
Organización
La base de un control interno eficaz es un organigrama que incluye descripciones de puestos. Los procedimientos de documentación deben especificar que las descripciones de puestos detallan claramente las tareas y responsabilidades de cada puesto en la empresa. Los procedimientos de documentación asignan la responsabilidad de la elaboración y actualización del organigrama y cómo la empresa utiliza el organigrama. Por lo general, los empleados reciben una copia con detalles sobre su puesto y la descripción del trabajo cuando comienzan a trabajar.
Pólizas y Procedimientos
Los procedimientos de documentación generalmente especifican que un manual del empleado debe contener toda la documentación relevante de políticas y procedimientos. Detallan lo que debe incluir el manual, quién es responsable de redactar y actualizar las políticas y procedimientos, y cómo la empresa los comunica a los empleados. Los procedimientos de documentación generalmente especifican que los empleados reciben una copia del manual cuando comienzan a trabajar, firman que lo recibieron y aceptan adherirse a las políticas y procedimientos. Reciben actualizaciones a medida que ocurren.
Autorizaciones y aprobaciones
Los organigramas documentados y los manuales de los empleados forman la base de los controles internos, pero deben contener las medidas de control reales. Los procedimientos de documentación detallan dichas medidas. Describen documentos que enumeran a los empleados que pueden tomar decisiones y aprobar los gastos. Cada uno de estos documentos tiene que especificar exactamente qué puede autorizar o aprobar el empleado, qué forma tomará la aprobación o autorización y los límites. Un ejemplo típico es que un empleado en particular está autorizado a aprobar una compra de hasta $ 10,000 al poner sus iniciales en la solicitud correspondiente.
Documentación de apoyo
Los sólidos sistemas de control interno se basan en la documentación de respaldo para detallar la base de las decisiones. Los procedimientos de documentación especifican qué decisiones requieren documentación de respaldo y detallan su naturaleza. Por ejemplo, la aprobación de una orden de compra puede requerir una solicitud. El procedimiento de documentación especifica que un empleado debe preparar una solicitud antes de solicitar la aprobación de una orden de compra, y detalla la información que debe contener la solicitud.
Informes
Un elemento clave en el control interno es el reporte de información importante de la empresa. Los procedimientos de documentación fortalecen el control interno al especificar qué información deben incluir dichos informes, quién es responsable de su preparación y quién recibirá los informes. Algunos informes contienen información confidencial y el procedimiento de documentación debe especificar qué informes son sensibles y detallar las medidas de seguridad correspondientes.
Reconciliación
Incluso en las pequeñas empresas, los procedimientos de documentación dan como resultado varios documentos que tienen fuentes independientes. Un método eficaz para verificar su exactitud es instituir la conciliación entre datos comparables de diferentes autores. El procedimiento de documentación debe especificar qué conciliación debe realizarse y quién es el responsable de realizarla. Debe detallar un método para tratar las discrepancias y asignar la responsabilidad de resolver las diferencias.