Los departamentos de recursos humanos funcionan tanto a nivel transaccional como de cumplimiento. La función transaccional se ocupa de la documentación del proceso, el mantenimiento y la seguridad de los registros, la nómina y la contratación y contratación de empleados. Las responsabilidades dentro de la función de cumplimiento de RR.HH. se centran en garantizar que la empresa se adhiera a las leyes laborales y laborales federales y estatales. Un sólido sistema de control interno que proporcione responsabilidad y fomente prácticas de gestión sólidas es un componente esencial de ambas funciones.
Importancia ambiental de los procedimientos de control
La importancia de los procedimientos de control interno dentro de RR.HH. radica en el entorno eficiente, eficaz y orientado al cumplimiento que crean los controles internos. Dentro de este entorno, los procedimientos de control interno funcionan para identificar los puntos de control, una posición dentro de un proceso de RR.HH. donde es probable que ocurra un error o irregularidad, señalan los riesgos de los puntos de control y luego mitigan o eliminan cada riesgo. Los controles sólidos junto con los procedimientos sólidos de gestión de riesgos liberan a RR.HH., al personal de gestión y al propietario de la empresa para centrarse en el logro de objetivos estratégicos.
Limitar las consecuencias del riesgo incontrolado
Los procedimientos de control interno de RR.HH. son significativamente importantes para limitar las consecuencias que pueden ser graves si no se controlan los riesgos. Entre las consecuencias potenciales más importantes se encuentran las sanciones, multas y daños a la reputación de la empresa por no cumplir con las leyes laborales y laborales federales y estatales. Los casos de fraude de tarjetas de tiempo, la creación de empleados "fantasmas" o falsos y el robo de identidad pueden paralizar financieramente una empresa y erosionar la confianza. Además, los procedimientos que no controlan los riesgos a menudo disminuyen tanto la eficiencia como la eficacia no solo del departamento de recursos humanos, sino de toda la empresa.
Importancia en la reducción de riesgos
Los controles internos preventivos de RR.HH. son una primera línea de defensa importante. Los controles preventivos reducen la probabilidad de errores de entrada de datos intencionales o no intencionales y desalientan o disuaden las acciones ilegales o poco éticas. Los ejemplos incluyen capacidades de verificación de errores en el software del sistema de recursos humanos, procedimientos de seguridad informática que limitan el acceso a los registros de los empleados, procedimientos de autorización que requieren que un gerente apruebe las tarjetas de tiempo de los empleados antes de que se envíen a recursos humanos y segregar las tareas en los procedimientos de nómina para que el mismo empleado no esté No registra datos y también emite cheques de pago.
Detección y tratamiento de infracciones
Los controles de detectives son un segundo nivel de defensa diseñado para identificar y tratar un error o irregularidad después de que haya ocurrido. Los ejemplos incluyen procedimientos de seguimiento de auditoría que rastrean transacciones de nómina seleccionadas al azar de principio a fin, que se pueden crear durante una auditoría de nómina programada regularmente o aleatoria. Los procedimientos para informar casos de acoso sexual o en el lugar de trabajo o acciones que violen las regulaciones de salud y seguridad ocupacional son esenciales. Los controles internos fuertes incorporan consecuencias que van desde el coaching hasta una advertencia y el despido inmediato por violar las políticas de control de recursos humanos.