La precisión de sus estados financieros depende del análisis y la contabilidad correctos de sus transacciones comerciales. Puede ingresar cualquier transacción en su sistema de contabilidad correctamente respondiendo cinco preguntas analíticas. Las preguntas están diseñadas para identificar el tipo de transacción, las cuentas afectadas por la transacción y la forma en que la transacción afecta el saldo de la cuenta. Este procedimiento es eficaz tanto si gestiona un negocio de fabricación o minorista, como si utiliza un sistema de contabilidad en efectivo o devengado.
¿Qué cuentas se ven afectadas?
El documento fuente registra la actividad que da lugar a la transacción. La revisión del documento fuente identifica las cuentas que están involucradas con la transacción. Si un cliente realiza una compra en efectivo, las cuentas afectadas son ventas y efectivo. Si compra suministros con efectivo, las cuentas afectadas son suministros y efectivo. Algunas transacciones involucran más de dos cuentas. Si compra inventario con efectivo y toma el descuento de compra, las cuentas afectadas son inventario, efectivo y descuento de compra.
¿Qué categoría de cuenta se ve afectada?
La transacción registrada en el documento fuente revela la categoría contable afectada. Los cinco tipos de categorías contables son activos, pasivos, capital contable de propietarios o accionistas, ingresos y gastos. Por ejemplo, las transacciones que involucran efectivo, equipo de oficina e inventario afectan sus cuentas de activos. Las transacciones que involucran sus préstamos pendientes y facturas abiertas de proveedores afectan las cuentas de pasivo. Sus transacciones de ventas afectan las cuentas de ingresos. Pagar las facturas comerciales afecta sus cuentas de gastos.
¿Qué es el saldo de la cuenta?
Cada categoría de cuenta tiene un saldo de débito o crédito. Las cuentas de activos, como el efectivo y el equipo, normalmente tienen un saldo deudor. Las cuentas de pasivo, como las cuentas por pagar y los documentos por pagar, tienen un saldo acreedor. Las cuentas de capital social o de capital contable de los propietarios normalmente tienen un saldo acreedor. Las cuentas de ingresos, incluidas las ventas brutas y las ventas netas, tienen un saldo acreedor. Las cuentas de gastos, como los de servicios públicos y los gastos de alquiler, normalmente tienen un saldo deudor.
¿La cuenta aumenta o disminuye?
La transacción determina si el saldo de la cuenta aumenta o disminuye. Por ejemplo, la compra de un activo aumenta el saldo deudor de esa cuenta. Obtener un préstamo comercial aumenta el saldo acreedor de la cuenta de pasivo. Hacer una venta en efectivo o a crédito aumenta el saldo acreedor en las cuentas de ingresos. Pagar los salarios de los empleados y las facturas de teléfonos móviles de la empresa aumenta el saldo deudor en las cuentas de gastos.
¿Se equilibran los débitos y los créditos?
Después de analizar e ingresar la transacción, el total de débitos y créditos debe equilibrarse. Ejecutar un balance de prueba responde a esta pregunta. El balance de prueba enumera todas las cuentas con un saldo deudor en una columna y las cuentas con un saldo de crédito en otra columna. El total de la columna de débito y el total de la columna de crédito deben ser iguales. De lo contrario, puede revisar las cuentas afectadas por la transacción para encontrar y corregir el error.