Si bien algunas personas creen que "factura" y "declaración" son intercambiables, generalmente son diferentes en significado y propósito. El propósito de una factura es crear la obligación de realizar un pago por los productos o servicios adquiridos por un cliente, mientras que la presentación de una declaración es proporcionar un resumen, diseñado para aclarar y resaltar lo que el cliente debe.
Factura
Una factura es simplemente una factura. Su función es obtener el pago de un cliente y registrar indeleblemente la transacción en los libros de la empresa. Detalla los detalles de la transacción, el costo por unidad y el costo total y los impuestos (si corresponde) adeudados a la empresa. La factura también especifica las condiciones de pago: cuándo el cliente debe pagar el dinero a la empresa.
Posicionamiento
Un estado de cuenta es una presentación del monto total adeudado por el cliente en un momento dado. Es una instantánea de todas las facturas adeudadas por un cliente específico a la fecha del estado de cuenta. Por lo general, incluye información sobre el saldo adeudado anterior del cliente, las facturas más recientes y los montos pagados durante el último período de facturación. También puede incluir "antigüedad": el período de tiempo que cada factura ha estado pendiente.
Efecto contable
Una factura crea un impacto inmediato en los libros de la empresa que realiza la facturación al obligar a la empresa a reconocer y registrar un cambio en la actividad financiera. Sin embargo, la preparación de un estado de cuenta generalmente no tiene ningún efecto contable sobre el negocio. Es informativo.
Acción vs.Recordatorio
Una factura obliga a actuar, mientras que un extracto se utiliza generalmente como recordatorio. Los estados de cuenta son particularmente importantes cuando a un cliente se le otorgan condiciones de crédito para compras. En muchos casos, los estados de cuenta sirven como una "llamada de atención" para el cliente, diciéndole que debe dinero y cuánto se debe. Algunas empresas incorporan las características de una factura en un extracto, como las empresas de tarjetas de crédito. En este caso, no recibirá una factura por separado, pero sabe que debe el dinero por haber recibido el estado de cuenta.