Ya sea que su empresa venda servicios, productos o combinaciones de los dos, usted proporciona estimaciones para la aprobación del cliente antes de comenzar a trabajar en trabajos o proyectos individuales. Convertir un presupuesto de QuickBooks en una factura asegura que su facturación proceda directamente de los artículos de línea y los precios que aprobó su cliente, y simplifica tanto su cálculo de costos como sus procedimientos de facturación. Una vez que su cliente aprueba los costos que presenta, puede generar una factura utilizando las capacidades integradas de QuickBooks.
1
Verifique que la función de estimaciones de QuickBooks esté activa. Abra el menú "Editar" y elija "Preferencias" para abrir el cuadro de diálogo Preferencias. Haga clic en "Trabajos y estimaciones" en la lista de categorías de preferencias en el lado izquierdo de la ventana y seleccione la pestaña "Preferencias de la empresa" en la parte superior. Configure los botones de opción debajo de "¿Crea estimaciones?" a "Sí". Para crear una factura para un porcentaje de su estimación, configure los botones de opción para "¿Realiza la facturación progresiva?" a "Sí". Haga clic en el botón "Aceptar" para aplicar sus preferencias.
2
Haga clic en la pestaña "Centro de atención al cliente" debajo de la barra de menú de QuickBooks. Seleccione la pestaña "Clientes y trabajos" y elija el nombre del cliente o del proyecto al que adjuntó el presupuesto. Abra el menú desplegable "Mostrar" y seleccione "Estimaciones", luego haga doble clic en la estimación desde la que desea facturar.
3
Haga clic en el elemento "Crear factura" en la parte superior de la pantalla de presupuesto. Si QuickBooks muestra una alerta de "Artículos no asignados clases", haga clic en el botón "Guardar de todos modos" para pasar a la pantalla de la factura.
4
Establezca los costos de materiales en su factura en "100%" o su porcentaje deseado en la columna "Total%". QuickBooks aplica automáticamente el 100 por ciento de los costos de mano de obra cuando convierte un presupuesto en una factura, pero es posible que deba establecer los porcentajes para los costos de materiales manualmente. Reduzca los porcentajes de costos laborales si desea presentar una facturación progresiva por menos del costo total del trabajo.
5
Haga clic en "Imprimir" en la parte superior de la pantalla de la factura para enviar su factura completa a la impresora. Active la casilla de verificación "Para imprimir" en la parte inferior izquierda para agregar la factura a un conjunto para una salida posterior.
6
Haga clic en el botón "Guardar y cerrar" para guardar su factura y cerrar la ventana. Para crear otra factura, haga clic en el botón "Guardar y nueva".