El programa QuickBooks está diseñado para automatizar ciertos aspectos de la administración financiera y la contabilidad, y puede ayudarlo a administrar sus cuentas comerciales. QuickBooks registra ciertos datos automáticamente cuando ocurren transacciones, por ejemplo, en el punto de venta en una organización minorista u otra organización comercial. Sin embargo, a veces es posible que deba registrar los datos manualmente, que es para lo que están destinadas las entradas del diario general.
Grabación
QuickBooks es un software de contabilidad, por lo que su propósito es registrar y administrar sus cuentas comerciales. En la mayoría de los casos, los gerentes de empresas administran las finanzas de una empresa junto con contadores profesionales. QuickBooks está diseñado para funcionar dentro de este contexto, ya que puede importar y exportar cuentas para su negocio, lo que le permite a usted y a su contador realizar modificaciones en los datos.
Contabilidad
Idealmente, las cuentas generadas por QuickBooks deberían contener todo lo que necesita para mantener las finanzas de su empresa en orden. Para ciertas empresas, y dependiendo de cómo esté configurado QuickBooks, es posible que su información contable no esté completa sin adiciones manuales a los datos que se recopilan automáticamente. Por ejemplo, si necesita información que no se genera y registra automáticamente como parte de su proceso de transacción, es posible que deba realizar una adición manual utilizando una entrada de diario general.
Metodología
Con entradas de diario general en QuickBooks, los gerentes y contables pueden registrar transacciones o transferencias de cantidades entre cuentas. Para agregar una entrada de diario general, elija "Compañía", luego "Hacer entradas de diario general" dentro de la interfaz de QuickBooks. Desde allí, puede ingresar los detalles de la entrada, incluidas las cuentas con las que están asociados los datos, el débito o crédito en cuestión, los clientes, empleados u otros asociados con los datos y otra información opcional.
Opciones
Las entradas del diario general presentan una variedad de opciones. Por ejemplo, puede optar por incluir una nota, que luego aparecerá en sus informes de QuickBooks, o especificar que una cantidad ingresada es facturable, lo que automatiza el proceso de facturación de la transacción. Los detalles que incluye en una entrada de diario general dependen de la naturaleza de los datos que está registrando, pero sus líneas de distribución deben dar como resultado un saldo cero cuando se completa la entrada.