Los asientos de diario en la parte superior son asientos no rutinarios que se ingresan manualmente en los diarios de contabilidad. Las empresas ingresan transacciones financieras en diarios para mantener un registro financiero de las operaciones diarias de la empresa. Los créditos y débitos ingresados reflejan los gastos, ingresos, pasivos y activos de la empresa. Las entradas de la parte superior generalmente no se reflejan en otros libros de contabilidad de la empresa. Aunque los auditores reconocen las entradas de la parte superior como un posible indicador de fraude financiero, existen razones legítimas para utilizar este tipo de entradas de contabilidad y métodos para gestionar el riesgo.
Entradas del lado superior
Las empresas por lo general no realizan entradas en la parte superior del libro mayor, según el Centro de Calidad de Auditoría. Algunas empresas registran las entradas de la parte superior en hojas de cálculo separadas e incorporan la información en los registros financieros en un momento posterior. Las entradas de la parte superior se vuelven a introducir para reflejar los cambios reales en una cuenta de débito y crédito. Las entradas de la parte superior pueden registrarse después de la consolidación de diarios o libros mayores y antes de que la empresa prepare sus estados financieros. Las entradas de la parte superior realizadas en sistemas automáticos generalmente requieren anular el sistema para permitir una entrada de diario manual no rutinaria.
Incorporación de entradas en la parte superior
Las empresas garantizan la inclusión de las entradas de la parte superior en los estados financieros a través de varios medios, incluida la impresión de una lista o la identificación de todas las entradas de la parte superior realizadas durante un período contable. Los contadores pueden verificar el manejo adecuado de los asientos de la parte superior conciliando el libro mayor de la empresa con sus estados financieros. La técnica de auditoría llamada "roll forward" verifica las cuentas del libro mayor para garantizar la inclusión de todos los asientos del diario.
Riesgos
La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados y otras organizaciones contables profesionales reconocen las entradas superiores como un posible riesgo de fraude y un esquema diseñado para proporcionar información financiera fraudulenta. El riesgo de fraude asociado con las entradas de la parte superior es el resultado de varios casos bien publicitados de fraude financiero que involucran a empresas que utilizaron las entradas de la parte superior para proporcionar información incorrecta. El mayor riesgo es con los sistemas manuales que utilizan libros de contabilidad escritos a mano o aplicaciones que permiten la entrada manual de datos sin restricciones. Es posible que las empresas que utilizan las entradas del lado superior por razones legítimas deban asegurar a los inversores, prestamistas y profesionales financieros que existen controles y contrapesos para evitar el uso indebido.
Minimizar el riesgo
Las empresas minimizan el riesgo de entradas superiores mediante el desarrollo y el uso de procedimientos que proporcionan controles. Especifique las situaciones aprobadas para las entradas de la parte superior, como la corrección de un error anterior o una entrada pendiente de información del cierre de operaciones del día anterior. Solicite la aprobación para cada entrada superior y limite los permisos para realizar dichas entradas a una o dos personas. Las empresas que utilizan sistemas de contabilidad automatizados pueden ingresar permisos de la parte superior en el sistema para evitar que otros los usen, ejecutar verificaciones programadas del sistema para imprimir y revisar las entradas de la parte superior y programar el sistema para revertir automáticamente las entradas temporales de la parte superior al día siguiente.