Cuando una empresa requiere ciertas habilidades o equipo, pero no puede satisfacer esta necesidad internamente, se puede emitir una Solicitud de propuesta. Las RFP ayudan a las empresas a comunicarse entre sí y promueven una competencia sana. Dependiendo de la cantidad de ofertas que desee recibir una empresa, se puede enviar una RFP a algunas empresas o puede estar abierta al público para que cualquier empresa haga una oferta.
Solicitud de Propuesta
Las empresas y las agencias gubernamentales emiten Solicitudes de propuesta cuando necesitan servicios o equipos de otras empresas. Publicadas en revistas especializadas, periódicos o en bases de datos en línea, las RFP también pueden enviarse directamente a empresas, consultores u organizaciones sin fines de lucro que se consideren capaces de brindar servicios o equipos específicos enumerados en función de una relación de trabajo previa o reputación dentro de una industria.
Componentes RFP
Una solicitud de propuesta debe describir claramente el servicio o equipo necesario, como la finalización de un proyecto o el cumplimiento de una cantidad específica de materiales o piezas de equipo. La RFP debe incluir el alcance del proyecto, los entregables, el presupuesto y todos los hitos y plazos. Si solicita materiales o equipos, la RFP debe proporcionar, además del número total de piezas, un presupuesto y una fecha de entrega. La RFP también debe incluir una fecha límite para la presentación de propuestas y una solicitud de materiales como currículums, estimaciones presupuestarias o una lista de habilidades y experiencia aplicables. Incluya información de contacto comercial en caso de que los postores tengan preguntas adicionales.
Proceso de licitación
El proceso de licitación comienza cuando la RFP se pone a disposición del público. Las empresas y contratistas interesados en cumplir con la RFP deben enviar toda la información solicitada antes de la fecha límite. Una vez transcurrido el plazo, las propuestas se someten a un proceso de revisión para encontrar al candidato más adecuado para el proyecto. La empresa se pone en contacto con el licitador ganador para comenzar a trabajar en el proyecto.
Listas de ofertas
Las empresas pueden crear listas de licitación, que incluyen contratistas independientes y otras empresas con las habilidades o la experiencia en la industria necesarias para trabajar en proyectos de la empresa. Las empresas pueden aceptar solicitudes para unirse a las listas de licitación de otras empresas o personas o la empresa puede invitar a otras personas a unirse. Para mantener una lista manejable, las empresas y los contratistas pueden tener que volver a unirse a la lista cada pocos años enviando una nueva solicitud o pueden tener que actualizar su perfil de empresa para justificar un lugar en la lista.
Responder a una solicitud de propuesta
Cuando responda a una RFP, asegúrese de responder todas las preguntas y suministrar los materiales solicitados, como currículums, referencias, testimonios de clientes, lista de habilidades y experiencia específicas, número de empleados y otros elementos para asegurarse de que califica para la revisión de ofertas. Por ejemplo, si la RFP incluye un límite máximo de páginas, manténgase dentro de ese límite. Además, asegúrese de cumplir con todos los plazos de solicitud de propuestas, ya que la mayoría de las empresas no aceptarán una oferta presentada después de la fecha de vencimiento. Prepara tu propuesta de manera profesional y usa un lenguaje apropiado para la industria en la que estás trabajando.