Las empresas rara vez pueden operar de forma gratuita; incluso si cuentan con voluntarios, los suministros siguen costando dinero. Por tanto, las empresas prestan mucha atención a sus presupuestos y al coste de todo lo que ocurre dentro del negocio. Un número de particular importancia para la planificación general operativa y de proyectos es la variación del costo total. Esta cifra es bastante simple de calcular, pero puede tener un gran impacto en lo que hacen los gerentes.
Definición
La variación de costos es una forma de mostrar el desempeño financiero de un proyecto. Específicamente, es la diferencia matemática entre el costo presupuestado del trabajo realizado, o BCWP, y el costo real del trabajo realizado, o ACWP.
Variaciones negativas versus positivas
Las variaciones de costos pueden ser cifras positivas o negativas. Las cifras negativas ocurren si gastas más en un proyecto de lo que permitiste en tu presupuesto. Se obtienen cifras positivas si gasta menos en un proyecto de lo que predijo el presupuesto. Las cifras negativas de variación de costos son casi siempre algo malo para una empresa, ya que las empresas no siempre pueden garantizar que puedan obtener los fondos para cubrir el costo excesivo. Sin embargo, las variaciones de costos positivas tampoco siempre son buenas para una empresa. Por ejemplo, si sale en negro en el presupuesto de su proyecto al sacrificar el servicio al cliente o las piezas de calidad, es posible que no venda tantos productos o que pierda clientes. Debe examinar las cifras de variación de costos que obtenga en el contexto de su negocio para determinar el verdadero impacto que tendrán esas cifras.
Sentido
Independientemente de si la varianza es positiva o negativa, significa una de dos cosas. La primera es que, debido a datos insuficientes o inapropiados o error humano, sobrestimó o subestimó los gastos. La segunda posibilidad es que surgieron eventos o circunstancias que alteraron los costos, como que un proveedor no pueda cumplir con su pedido y requiera la expedición de materiales de otro proveedor más caro. A veces, estos eventos o circunstancias se pueden prevenir, en cuyo caso, las estrategias de gestión de riesgos pueden ayudar, pero no siempre es así, sobre todo porque es difícil prever todos los posibles problemas o escenarios que podrían surgir.
Importancia
La variación de costos le permite monitorear la progresión financiera de lo que sea que esté haciendo en su negocio. Cuando las variaciones de costos son bajas, sabe que ha controlado bien sus riesgos. También sabe que ha recuperado y analizado suficientemente los datos relacionados con las operaciones. Idealmente, sus costos reales deben coincidir con lo presupuestado y la variación de costos debe ser cero, pero en la práctica esto es bastante difícil de lograr.