¿Por qué el libro mayor AP requiere un libro mayor auxiliar?

El libro mayor de cuentas por pagar rastrea todos los gastos en los que ha incurrido su negocio y que aún deben pagarse. Si tiene un gran volumen de actividad pagadera, los detalles se pueden perder fácilmente en un libro mayor estándar. Aunque no se requiere un libro mayor subsidiario, puede ser útil mantener su libro mayor libre de confusión y desorden de transacciones. Comprender la función y los beneficios de un libro mayor subsidiario puede ayudarlo a determinar si es ideal para su negocio.

Libro mayor subsidiario

El libro mayor auxiliar contiene información detallada sobre las transacciones de una cuenta que se representa de forma resumida en el libro mayor. Los detalles de una cuenta de gran volumen, incluida la información que los analistas financieros y contables de alto nivel no necesitan, pueden abrumar el libro mayor. El libro mayor subsidiario proporciona un lugar para el detalle de la transacción, de modo que el libro mayor general incluye solo la información resumida.

Cuentas por pagar

La cuenta de cuentas por pagar es una cuenta de alto volumen para algunas empresas. Cuando desee reducir el volumen de transacciones y el nivel de detalle en su libro mayor, un libro auxiliar para su cuenta de cuentas por pagar mantendrá los detalles de los gastos individuales fuera de la cuenta del libro mayor. Actualice el resumen de cuentas por pagar en su libro mayor diariamente, semanalmente o con la frecuencia que se adapte a su negocio.

Informacion de sumario

Cada actualización publicada en el libro mayor de cuentas por pagar refleja un total de la actividad de transacciones durante el período que ha transcurrido desde la última actualización. Agregue los créditos que se registraron en la cuenta y cree una entrada de diario para registrar el total de créditos en su libro mayor. Repita este proceso para las transacciones de débito. Anote la entrada en el libro mayor subsidiario para rastrear dónde se detuvieron sus cálculos. Una marca o anotación en los márgenes del libro mayor es aceptable si usa un libro mayor escrito. Los libros de contabilidad computarizados rastrearán sus actualizaciones automáticamente.

Seguridad

El libro mayor subsidiario restringe el acceso a la información detallada, lo que garantiza que solo las personas que trabajan regularmente con el libro mayor puedan manipular la información. Esto reduce el riesgo de errores y entradas inexactas. Cuando todo el departamento de contabilidad puede acceder al libro mayor de cuentas por pagar, el riesgo de que un número transpuesto altere el saldo puede generar importantes problemas de presentación de informes. El libro mayor subsidiario está respaldado por copias de facturas, estados de cuenta y otros registros, según se requiera para los informes fiscales y las auditorías.