Los libros mayores se utilizan para contabilizar todo el dinero gastado y ganado en el curso de las operaciones comerciales. Utilizando columnas para débitos y créditos, los contables y gerentes comerciales mantienen un balance continuo de las transacciones de la empresa. Un libro mayor de contabilidad que no se balancea le dice a los gerentes que el dinero no se contabiliza y puede perderse debido a errores administrativos o prácticas poco éticas. Toda la información de la transacción para un libro mayor de contabilidad se obtiene del diario de contabilidad general.
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Mire la transacción que planea registrar en el libro mayor. Pase a la sección del libro mayor en la que se encuentra la transacción. Su libro mayor debe tener una sección para cada tipo de transacción. Por ejemplo, si su empresa gasta dinero en publicidad, debe registrar cada gasto publicitario en la sección "Gastos publicitarios" de su libro mayor. Si no existe una sección para su transacción, cree una.
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Cree una página en la sección seleccionada del libro mayor en la que escribir los detalles de su transacción. La página contendrá cinco columnas, etiquetadas como "Fecha", "Descripción", "Débito", "Crédito" y "Saldo". Cada fila representa una transacción.
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Registre las transacciones de su diario general en su libro mayor de contabilidad. Incluya la fecha, la descripción de la transacción y si la transacción es de débito o crédito. Por ejemplo, si recibe ingresos por sus servicios, escriba la fecha de la transacción de ingresos, los detalles de la transacción y la cantidad a acreditar.
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Escriba el nuevo saldo de la cuenta después de registrar la transacción. Si tiene $ 10,000 en terrenos, pero registra una transacción en la que vendió parte de esa propiedad por $ 2,000, su nuevo saldo es de $ 8,000 en terrenos para la cuenta.
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Repita este proceso hasta que anote todas las transacciones del diario general al libro mayor de contabilidad.
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Verifique que la suma de sus saldos acreedores finales para todas las cuentas sea igual a la suma de todos los saldos débitos finales. Si no son iguales, el dinero no se ha registrado correctamente.