El propósito de una auditoría financiera es triple. Primero es confirmar que existen procedimientos para gobernar una empresa a fin de obtener niveles óptimos de ganancias. El segundo es verificar el cumplimiento de todas las agencias reguladoras aplicables. Y tercero es proteger a todas las partes interesadas del negocio del riesgo de prácticas fraudulentas. Con ese fin, todas las empresas, ya sean públicas o privadas, deben realizar auditorías periódicas para proteger su seguridad financiera. Como mínimo, se debe utilizar una lista de verificación de auditoría fundamental y una auditoría administrada por un comité imparcial dentro de la empresa. Sin embargo, lo más prudente es que una empresa de auditoría externa calificada realice una auditoría dos veces al año.
Presupuestos y estados financieros
Una empresa sensata tiene un conjunto de presupuestos y estados financieros que les permite monitorear y medir la salud financiera de la empresa hasta el final del año. Los presupuestos deben elaborarse al comienzo de cada año para los ingresos y gastos específicos, y luego monitorearse mensualmente. Los cuatro estados financieros principales, el balance general, el estado de resultados, el estado del patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, deben revisarse para verificar su precisión, integridad y cumplimiento con los principios contables generalmente aceptados.
Documentación de transacciones
Todas las transacciones financieras deben documentarse en el libro mayor de la empresa. Ya sea que se documente en forma manual o con un sistema electrónico, cada transacción debe registrarse consistentemente con suficiente información para identificar quién la creó y con qué propósito. Cada uno debe estar sellado con la fecha de la transacción.
Costos de ingresos y ventas
El personal de auditoría debe realizar pruebas de los ingresos y los asientos del costo de ventas en el libro mayor y los estados financieros subsiguientes. Las entradas de ventas deben confirmarse comprobando el envío de productos; prestación de servicios; o cálculos contables de porcentaje de finalización, que permiten a las empresas registrar ingresos periódicos en contratos a largo plazo. Las entradas de costos de ventas deben sincronizarse adecuadamente con las entradas de ingresos asociadas y deben verificarse para verificar su precisión.
Aprobaciones de gastos
Todos los gastos, ya sean pagados en efectivo o con cheque, deben regirse por procedimientos escritos y controlarse con los niveles adecuados de aprobación antes del pago. Los cheques y los fondos de caja chica deben estar bajo llave con un acceso mínimo. Se debe requerir y verificar una doble firma para la liberación de efectivo o cheques, incluidos los gastos de nómina.
Cuentas de acumulación
Deben existir acumulaciones para establecer reservas en el balance para los pagos pendientes. Esto debe incluir elementos como el dinero adeudado por los salarios de los empleados en espera de procesamiento de la nómina, las ganancias por vacaciones o días de enfermedad y los acuerdos de bonificaciones o comisiones. Las acumulaciones también deben financiarse para los impuestos estatales, locales y federales debidos a la propiedad, las ventas o los ingresos, según lo exige la ley.
Balance de prueba
El "balance de prueba" de una empresa incluye los valores de todas las cuentas a partir de una instantánea en el tiempo. Los procedimientos de auditoría deben confirmar los saldos prestando especial atención a la conciliación de los principales. Se debe proporcionar documentación que respalde los saldos de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, en forma de informes detallados de antigüedad. El inventario y los activos fijos deben confirmarse por artículo, cantidad y valor, con verificación de recuentos de ciclos periódicos para confirmar la precisión a lo largo del año. Los saldos de caja deben confirmarse mediante la conciliación con los extractos bancarios.
Separación de tareas
Es imperativo verificar la separación de funciones para todas las transacciones financieras, para proporcionar controles internos que ayuden a prevenir errores o actividades fraudulentas. Por ejemplo, la persona que escribe una orden de compra no debería poder emitir un cheque para pagarle a un proveedor. En las pequeñas empresas, esto puede ser un desafío. Sin embargo, el personal de finanzas puede solicitar personal de otros departamentos para respaldar dichos controles y contrapesos.
Contratos importantes
Debido a que los contratos importantes con proveedores o clientes pueden afectar en gran medida la situación financiera de una empresa, todos los acuerdos deben revisarse para confirmar que la empresa está cumpliendo con sus obligaciones contractuales. Esto incluye una revisión de los principales arrendamientos, acuerdos de compra y venta, pólizas de seguro o cualquier otra obligación escrita de la empresa.
Estatutos y actas de reuniones
Los estatutos adoptados por la junta directiva en beneficio de la empresa y las partes interesadas deben documentarse y revisarse para verificar el cumplimiento de todas las directivas. Las actas de las reuniones corporativas también deben revisarse para confirmar que se han tomado las acciones apropiadas para abordar cualquier tema discutido durante estas reuniones.
Confirmar el cumplimiento normativo
Se deben realizar auditorías para confirmar el cumplimiento de todas las agencias reguladoras que gobiernan el negocio. Esto debe incluir la presentación de impuestos locales, estatales o federales. También debe incluir el cumplimiento con las agencias que requieren informes periódicos de estadísticas u otras acciones para reducir los riesgos físicos o mantener un entorno empresarial financieramente sólido.