Si bien los niños en edad escolar aprenden sobre los controles y contrapesos cuando estudian la Constitución y el gobierno de los Estados Unidos, el término tiene un significado diferente en el mundo de la contabilidad. De manera similar a la forma en que la rama judicial del gobierno actúa como un control y equilibrio contra la rama legislativa, las empresas también dividen los poderes financieros y los descuidos para garantizar que las personas manejen el dinero y los activos de las empresas de manera adecuada y honesta.
Robo y malversación
Al final, los controles y contrapesos se tratan de prevenir el robo y la malversación de fondos. Los empleados que manejan efectivo y activos y llevan los libros pueden tener muchos millones de dólares en sus manos. La gente se siente tentada. Con el tiempo, la profesión contable ha desarrollado una serie de sistemas sugeridos para asegurarse de que las personas que administran el dinero lo estén haciendo de manera legítima y que los intereses de las empresas estén protegidos.
Segregación de responsabilidades financieras
Al igual que con el gobierno, una separación de poderes ayuda a evitar que cualquiera tome decisiones importantes por sí mismo. En términos contables, esto se denomina segregación de responsabilidades financieras. Por ejemplo, una empresa puede tener una persona que lleve los libros, otra persona que cobre las cuentas por cobrar y otra persona que se encargue de las cuentas por pagar. Y los cheques que recorta la persona de cuentas por pagar pueden necesitar las firmas de una o dos personas más. Nadie tiene todo el poder o la responsabilidad financiera.
Control físico de efectivo y activos convertibles
Las empresas que reciben efectivo y activos convertibles, como cheques y giros postales, suelen desarrollar procedimientos cuidadosos con respecto al manejo del dinero. A menudo, en los bancos, los cajeros cierran las ventanas cada hora para contar sus cajones y luego un gerente hace lo mismo. Lo mismo suele ocurrir con los supermercados y otras tiendas minoristas de gran volumen.
En muchos de estos entornos, el acceso a la caja fuerte puede requerir las llaves de dos personas. Algunas transacciones bancarias requieren que más de una persona las verifique y firme.
Acceso de seguridad
Muchas empresas controlan las áreas a las que tienen acceso los empleados. Mantener los almacenes, las cajas fuertes, los bienes valiosos e incluso las salas de servidores de computadoras limitados a unos pocos empleados o gerentes clave ayuda a proteger los activos. En algunos casos, como las cajas fuertes de los bancos, las áreas seguras pueden requerir la llave o autorización de más de una persona para ingresar.
Algunas empresas utilizan tarjetas de identificación para que los empleados de un departamento no puedan acceder a otras partes del edificio. Por ejemplo, es posible que los empleados de marketing no puedan acceder al departamento de finanzas.
Actividades de seguimiento
Mantener a alguien mirando por encima de los hombros de todos es otra forma de control. Los bancos y las oficinas de correos suelen tener cámaras de seguridad vigilando a sus empleados. En muchos casos, las empresas realizan auditorías silenciosas utilizando software para verificar las actividades de los empleados financieros. Y, por supuesto, las auditorías frecuentes y conocidas ayudan a detectar errores e irregularidades.