Muchas pequeñas empresas, especialmente los minoristas, empoderan a los consumidores al aceptar varias formas diferentes de pago por productos o servicios. Algunos minoristas permiten a los clientes cobrar un cheque comercial, generalmente un cheque de nómina, y cobrar una tarifa nominal por el servicio o cobrar el cheque de forma gratuita si la factura del cliente excede una cierta cantidad. Aunque cobrar un cheque comercial puede mejorar la lealtad y la satisfacción del cliente, los propietarios de negocios deben pensar detenidamente sobre los riesgos y las recompensas, y luego establecer políticas de aceptación adecuadas.
Estándares de política
Establezca reglas claras sobre los tipos de cheques que se pueden aceptar. En general, las empresas no aceptan cheques posfechados, cheques con más de 90 días de antigüedad o cheques por valor de más de $ 10,000. El límite de $ 10,000 se relaciona con las leyes federales de lavado de dinero; cualquier transacción que involucre $ 10,000 en efectivo requiere que se presente un informe de transacción monetaria ante el Servicio de Impuestos Internos.
Capacite a sus empleados para que inspeccionen cheques comerciales para verificar que cada cheque tenga una fecha, un nombre de beneficiario, un monto en dólares con cifras y texto coincidente, una firma, el nombre del pagador y los números de cuenta en el borde inferior del cheque. Indíqueles que hagan que su cliente firme el reverso del cheque en presencia del empleado.
Si su empresa cobra una tarifa de servicio por cobrar un cheque comercial, publique esta información en un lugar visible para evitar confusiones.
Verificar aprobaciones
Los minoristas generalmente no tienen forma de saber si un cheque comercial es válido, así que considere suscribirse a un servicio de cámara de compensación, como Telecheck, para obtener aprobaciones instantáneas de cheques comerciales. Además, proporcione a los empleados pautas sobre el tamaño de un cheque y la cantidad de cheques que pueden cobrar para un cliente determinado antes de obtener la aprobación de la gerencia.
Identificación del cliente
Al igual que con los cheques personales, los empleados deben verificar la identidad de sus clientes y asegurarse de que la identificación presentada coincida con el nombre y la dirección impresos en el cheque comercial. Indique a los empleados que deben registrar el número de identificación y la fecha de vencimiento de cada licencia de conducir válida o tarjeta de identificación emitida por el estado en el reverso del cheque y verificar la firma del endoso con la identificación.
Fraude y recuperación
Publique públicamente sus políticas sobre cheques sin fondos. Muchos proveedores cobran una tarifa fija por cada cheque sin fondos, a menudo de $ 15 a $ 30 por ocurrencia, y relacionan la responsabilidad con el cliente y no con la compañía que emite el cheque. Asegúrese de que una política de aceptación de cheques por escrito informe al cliente que ella es responsable si el cheque rebota por cualquier motivo.
Supervise los boletines de la Comisión Federal de Comercio (FTC) sobre varias redes de fraude organizadas que operan en su área y supervise las alertas de la FTC para detectar posibles signos de fraude entre los clientes.
Respaldos
Capacite a sus empleados sobre cómo detectar problemas comunes de respaldo. Estos desafíos incluyen cheques de terceros (cheques que se hacen a nombre de una persona, que firma el reverso y escribe, "paga a la orden de" otra persona) y cheques que requieren múltiples firmas. Por ejemplo, un cheque a nombre de un esposo y una esposa debe estar firmado por ambas partes.
No permita que los empleados acepten cheques con endosos restrictivos. Por ejemplo, algunas personas escribirán "sin recurso" en un cheque, lo que significa que la empresa que cobra el cheque acepta que si hay un problema con el cheque, la empresa no puede reclamar daños y perjuicios a la persona que lo presentó.