Una de las herramientas más útiles y menos utilizadas en la oficina moderna es el escáner. Los escáneres modernos son fáciles de usar y tan versátiles como su imaginación. Dado que muchas impresoras de uso doméstico vienen con escáneres integrados, muchas personas tienen escáneres en sus hogares que nunca han usado.
Reducción de archivos de papel
Si su cajón de archivos está desbordado, es hora de considerar escanear algunos de esos documentos y guardarlos en su computadora en lugar de en su escritorio. Querrá guardar una copia impresa de cualquier cosa con una firma original, pero casi cualquier otra cosa (recibos comerciales, extractos de tarjetas de crédito, facturas de servicios públicos) se puede guardar electrónicamente de forma segura. Guárdelos en un almacenamiento en línea para evitar perderlos debido a un incendio u otro desastre. Si su escáner viene equipado con un alimentador de documentos, utilícelo para escanear todo un año de facturas, extractos y declaraciones de impuestos a la vez con muy poco esfuerzo.
Fotos
Las fotografías se desvanecen con la edad. Consérvelos en perfecto estado escaneándolos y almacenándolos electrónicamente. Saca fotos familiares de esos viejos álbumes de fotos y escanéalas. Utilice un software de edición de fotografías para limpiar el daño de la imagen. Una vez que sus fotos estén digitalizadas, puede almacenar imágenes en una tarjeta SD o memoria USB para poder mostrarlas usando marcos de fotos electrónicos o televisores inteligentes, o enviar copias por correo electrónico a miembros de la familia que nunca vieron los originales. Algunos escáneres están preparados para la Web y pueden escanear fotos directamente en sitios de redes sociales como Facebook, Myspace y Pinterest.
Reconocimiento óptico de caracteres
Los escáneres vienen con un software de reconocimiento óptico de caracteres que les permite convertir caracteres en texto. OCR se integra con el software de procesamiento de texto para que pueda importar documentos escaneados directamente en una variedad de software de procesamiento de texto. Esta es una gran herramienta si eres un estudiante que escribe un trabajo de investigación con múltiples citas. Simplemente escanee la parte del documento que desea citar o escanee todo el documento y guárdelo en su biblioteca de referencia electrónica. Asegúrese de obedecer todas las leyes de derechos de autor al escanear material protegido por derechos de autor.
Reemplazo de fax
Muchos escáneres domésticos vienen equipados con un módem para poder enviar por fax documentos o imágenes escaneados directamente a una máquina de fax, pero muchos hogares han reemplazado sus líneas telefónicas terrestres por teléfonos celulares. Guarde sus imágenes escaneadas en su computadora y envíelas por correo electrónico a un destinatario en lugar de usar un fax. Si necesita comunicarse con una máquina de fax, puede utilizar un servicio de fax en línea para enviar una imagen escaneada directamente a una máquina de fax.