Para mantener sus libros organizados y hacer que los informes sean fáciles de compilar y leer, QuickBooks le ofrece la opción de configurar subcuentas en varios encabezados de cuenta, de modo que pueda realizar un seguimiento de los gastos no solo por tipo, como viajes, sino también los tipos de cosas que puede necesitar comprar mientras viaja, como comidas, alquiler de automóviles, hoteles y caja chica. De esta manera, todas estas subcuentas se muestran bajo el título de viajes, lo que facilita la lectura de los informes. Puede agregar subcuentas a cualquier cuenta principal en su plan de cuentas.
Configuración de subcuentas
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Haga clic en el menú "Lista" y seleccione "Plan de cuentas". Haga clic en el menú "Cuentas" en la parte inferior de la ventana, luego haga clic en "Nuevo".
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Haga clic en la lista desplegable "Tipo" y elija su tipo de subcuenta: "Ingresos", "Gastos", "Responsabilidad", "Activo" o "Banco". Los tipos de subcuentas deben ser los mismos que el tipo de cuenta principal; por ejemplo, no puede utilizar una cuenta de ingresos como subcuenta de una cuenta de gastos. Marque la casilla denominada "Subcuenta de" y elija una cuenta principal de esa lista desplegable.
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Haga clic en la lista desplegable "Línea de impuestos" y elija una línea de impuestos adecuada. Consulte a su contador o consulte el artículo de soporte de QuickBooks sobre líneas de impuestos (enlace en Recursos). Para evitar que aparezcan entradas dobles en sus formularios de impuestos, solo asigne líneas de impuestos a sus subcuentas.
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Ingrese un saldo inicial en ese campo, si ya ha realizado un seguimiento de los gastos en esta cuenta. Si esta cuenta es nueva y aún tiene que ingresar la primera transacción para ella, deje el saldo inicial en cero. Haga clic en el botón "Aceptar".
Uso de subcuentas
1
Haga clic en el menú "Contabilidad" y seleccione "Escribir cheques".
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Haga clic en la lista desplegable de proveedores en el campo "Para" e ingrese una cantidad en el campo "Cantidad". Ajuste los campos de fecha y número de cheque para reflejar información precisa para ese cheque.
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Haga clic en la lista desplegable debajo de la columna "Cuentas" y seleccione la subcuenta adecuada. El monto total del cheque pasa automáticamente a la columna "Monto". Si emitió un cheque por montos que estarían en dos subcuentas diferentes, ajuste el monto junto a la subcuenta que ya eligió y repita este paso con la siguiente línea hacia abajo.
4
Haga clic en "Guardar y cerrar". Todos los informes que incluyen la cuenta principal se dividen en subcuentas.