QuickBooks es una solución de software financiero todo en uno para propietarios de pequeñas empresas. Realiza un seguimiento de los ingresos y los gastos, prepara la facturación y la nómina, organiza a los clientes y más. Pero como cualquier nuevo software, requiere aprender la jerga y los pasos para llegar a ser competente antes de poder administrar de manera efectiva toda la contabilidad de su pequeña empresa.
1
Instale QuickBooks en su computadora. Cuando se le solicite, indique qué tipo de instalación desea, Personalizada o Opciones de red. Si va a usar QuickBooks en una sola computadora y no comparte archivos con otras computadoras, elija "Usaré Quckbooks en esta computadora". Si otras computadoras accederán a los archivos, elija la opción adecuada para que su empresa utilice el uso compartido de la red. Luego indique la carpeta donde desea que se instale el programa.
2
Reúna los documentos financieros importantes necesarios para configurar sus archivos de QuickBooks. Los elementos necesarios incluyen el nombre y la dirección de su empresa, los números de identificación fiscal y los estados financieros.
3
Cree su archivo de empresa. Haga clic en el icono del escritorio de QuickBooks para iniciar el programa. Durante el primer uso, se le dará la opción de usar el asistente EasyStep Interview para guiarlo a través del proceso de configuración de su archivo de empresa. Si nunca ha utilizado QuickBooks, aproveche la opción del asistente. Vea también los tutoriales interactivos para obtener más información.
4
Configure y administre sus cuentas de proveedores. Los proveedores son empresas que contrata para respaldar su negocio, como proveedores o contratistas independientes. Haga clic en "Centro de proveedores" en la barra de herramientas superior. Elija el botón "Nuevo proveedor" para crear una cuenta de proveedor. Para agregar una transacción, haga clic en "Nueva transacción". QuickBooks también puede vincularse a Excel si desea exportar la información de su proveedor, oa Word si desea redactar una carta para sus proveedores. Haga clic en "Excel" o "Word" para completar estas acciones.
5
Configure y administre sus cuentas de empleados. Haga clic en "" Centro de empleados "para crear y administrar cuentas de empleados. Elija" Nuevo empleado "para agregar información del empleado. Haga clic en la pestaña" Transacción "para agregar cheques de pago y otras transacciones. Utilice la opción" Ingresar tiempo "para administrar las hojas de horas.
6
Crea y administra cuentas de clientes. A diferencia de las cuentas de proveedores y empleados, que involucran sus gastos, las cuentas de clientes sirven para rastrear sus ingresos y el dinero que se le debe. Haga clic en "Centro de atención al cliente" y luego en "Nuevo cliente y trabajo" para agregar una nueva fuente de ingresos. Haga clic en "Nueva transacción" para agregar transacciones como facturas, estimaciones y pagos. Al igual que las cuentas de proveedores, puede exportar la información del cliente a Excel o generar cartas a través de Word.
7
Genere informes a través del "Centro de informes". Utilice esta función para obtener una instantánea de las áreas financieras de su negocio, como un estado de pérdidas y ganancias, un informe de cuentas por cobrar o presupuestos.