Comunicar malas noticias parece difícil si se tiene en cuenta que nadie quiere recibirlas. Sin embargo, como propietario de una pequeña empresa, puede convertir un mensaje de noticias no deseado en algo que sus empleados puedan absorber y aceptar con un mínimo de resentimiento. Un formato indirecto es mejor para las notas de malas noticias porque revela un mensaje en etapas en lugar de todos a la vez. Sus empleados deberían sufrir menos conmoción si les da la noticia de esta manera.
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Escriba una declaración de buena voluntad para comenzar el memorando y suavizar el golpe de las noticias negativas. Felicite a los empleados por sus esfuerzos o presente hechos relacionados con las malas noticias. "Aprecio que todos trabajen juntos para aumentar nuestras ventas en un 5 por ciento durante los últimos dos trimestres".
2
Proporcione información de antecedentes para preparar a los empleados para las próximas malas noticias. Cuando presenta hechos que detallan circunstancias desafortunadas o negativas, el lector debe comenzar a comprender que el propósito del memo es brindar noticias no deseadas. Además, su presentación de los hechos ayuda a justificar las malas noticias. "Si bien tuvimos un ligero aumento en las ventas del 1.5 por ciento, no alcanzamos nuestro objetivo original del 5 por ciento. Desafortunadamente, a la luz de estos eventos, mis planes deben cambiar". Mantenga sus elecciones de palabras lo más positivas posible.
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Transmita las malas noticias en un lenguaje claro pero positivo. "Como saben, planeé traspasar parte de los ingresos del aumento de ventas a todos ustedes. Desafortunadamente, debido a que las ventas no fueron tan buenas como esperábamos, las bonificaciones seguirán siendo las mismas este año". "Los bonos seguirán siendo los mismos este año" suena mejor que "Nadie recibirá un aumento en su bono este año".
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Escriba otra declaración de buena voluntad para que la percepción que sus empleados tengan de su negocio siga siendo lo más positiva posible dadas las circunstancias. Ahora que los empleados saben lo que no puede hacer, infórmeles de lo que puede hacer. "Todos recibirán su bono anual en la misma cantidad que el bono del año pasado en la fecha publicada en el calendario de la empresa. Si necesita verificar el monto de su próximo bono, comuníquese conmigo".
5
Termine el memorando con declaraciones positivas que brinden a los empleados esperanza para el futuro. "Si bien la compensación adicional no es una opción en este momento, reconozco y aprecio sus esfuerzos y dedicación a sus trabajos. Espero trabajar con todos y cada uno de ustedes el próximo año".
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Revise la nota para mayor claridad y precisión antes de enviarla. Lea su mensaje para asegurarse de que comunica lo que desea con un giro positivo. No deje a los empleados con una impresión negativa.