Una nota es un documento comercial breve e informativo que distribuye a los compañeros de trabajo, la gerencia o los propietarios dentro de una empresa que anuncia una propuesta, una próxima reunión o cambios en el procedimiento actual. Un memorando del proyecto se puede utilizar para abordar varias etapas del proyecto, incluida la planificación y la implementación, o para presentar datos relacionados con el proyecto. Cuando prepara una nota, debe seguir un formato comercial estándar que se utiliza específicamente para las notas. Si su nota contiene varias páginas, engrape las páginas juntas en lugar de usar sujetapapeles o sujetadores de papel alternativos.
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Escriba "Memo" o "Memorando" en la esquina izquierda de su página de notas. Utilice una fuente en negrita.
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Prepare la sección de información del memo. Un formato de nota adecuado contiene cuatro tipos de información en la sección de encabezado. Después de escribir el título de cada tipo de información, incluya dos puntos y presione la tecla "Enter". Utilice una línea para cada tipo de información. Los cuatro tipos de títulos de información incluyen Fecha, Asunto, Hasta y Desde. El título "Asunto" se utiliza para proporcionar un título breve a la nota del proyecto, similar a la línea de asunto de un correo electrónico. Utilice la sección "Para" para dirigir su nota a una persona o grupo de personas. Por ejemplo, si envía la nota al departamento de gestión de proyectos, escriba "Gestión de proyectos" en la línea "Para". No es necesario que enumere a cada persona individualmente cuando se dirija a un grupo. La sección "De" siempre debe contener su nombre cuando escribe el memo.
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Prepara la introducción del memo. Presente el proyecto a su audiencia de memorando en unas pocas frases. No proporcione información de antecedentes extensa o estadísticas en esta sección, pero proporcione suficiente información clave para que su audiencia comprenda el propósito del memorando y el proyecto.
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Prepare la sección "Puntos clave". Esta sección varía según el tipo de memorando de proyecto que cree. Por ejemplo, si distribuye el memorando para anunciar una reunión para presentar otros aspectos del proyecto, utilice esta sección para describir la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Si distribuye la nota para describir los cambios en un proyecto, enumere los cambios clave en esta sección. El propósito de esta sección es resaltar puntos importantes del memo. Los puntos deben enumerarse en formato de viñetas, y cada viñeta no debe contener más de dos oraciones.
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Prepare la última sección de su memo. La última sección de la nota del proyecto también varía según el propósito de la nota. Por ejemplo, si distribuye el memorando en las etapas iniciales de un proyecto, esta sección puede ser una sección de "Análisis" que describe la investigación y los datos que respaldan la utilidad o el éxito del proyecto. Si está invitando a un grupo de personas a una reunión, utilice esta sección para proporcionar información adicional que no se incluye en la sección "Puntos clave".