Ya sea que sea un propietario único o tenga muchos empleados, realizar un seguimiento de todos los procesos comerciales suele ser un juego de números. Para simplificar este proceso, use las plantillas de contabilidad de Microsoft Excel. En lugar de libros de contabilidad en papel, que pueden ser complicados y difíciles de leer, un libro de contabilidad de Excel le permite personalizar completamente sus códigos y categorías, y reutilizar formularios año tras año. Las plantillas de contabilidad de Excel ya están configuradas para usted, por lo que puede ingresar directamente al proceso de ingreso de datos y tener registros que son fáciles de revisar y comparar.
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Abra Microsoft Excel, haga clic en la pestaña "Archivo" y luego elija el enlace "Nuevo". Cuando aparezca la ventana Plantillas disponibles, escriba "libro mayor" en el cuadro de búsqueda y luego haga clic en el botón de flecha. Excel no tiene un botón en la ventana Plantillas disponibles para su colección de plantillas de contabilidad, pero las ofrece. Desplácese por los formularios del libro mayor comercial que aparecen como resultado de la búsqueda y haga doble clic en el que mejor se adapte a sus necesidades. Después de unos momentos para descargar, el libro mayor aparece en una nueva ventana de Excel.
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Revise el texto de la plantilla, que puede tener un marcador de posición o palabras genéricas que debe reemplazar con sus términos comerciales preferidos.
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Busque la columna "Código de L / M" en la plantilla. Puede ser la primera columna o la más a la izquierda de la cuadrícula. Si prefiere un término o apariencia diferente, como "Código GL" en lugar de "Código L / M", haga clic en la celda y escriba sobre el texto del marcador de posición.
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Haga clic en la primera celda de la columna "Código de L / M", que puede ser "1", "100" o "1,000" según la plantilla. Cambie el código por el código con el que desea iniciar el libro mayor.
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Presione la tecla "Enter" para pasar a la celda debajo de la actual, y luego cambie el código de L / M según sea necesario. Repita este paso hasta que todos los códigos de la plantilla coincidan con los términos requeridos del libro mayor.
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Vaya a la siguiente columna y haga clic en la celda a la derecha del primer código de L / M. Cambie el término de marcador de posición, que puede decir "Marketing", "Recursos humanos" o el nombre de un producto, por uno que coincida con el código de L / M. Presione “Enter” para moverse a la celda de abajo y hacer coincidir esa celda con el código de L / M a su izquierda. Continúe presionando "Enter" para cambiar los términos en la columna. Debe haber un término para cada código de L / M.
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Ábrase paso a través de la red ingresando el dinero ya gastado para cada código de L / M, dinero presupuestado y dinero restante. Dependiendo de su plantilla, es posible que estas columnas se completen automáticamente. Complete la fila de cada código de L / M.
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Compruebe la parte superior o inferior de la plantilla para ver si hay texto adicional de marcador de posición. Puede haber un lugar para ingresar el nombre de su empresa, el año del libro mayor u otra información.
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Haga clic en el menú "Archivo" y seleccione "Guardar como". Ingrese el nombre del archivo del libro mayor y luego haga clic en el botón "Guardar".