En el contexto de las pequeñas empresas, un esquema de mapa de procesos, o diagrama de flujo, proporciona una vista panorámica de un proceso empresarial. Un diagrama de flujo muestra las diversas tareas necesarias para completar un proceso, indica que las tareas transforman las entradas en salidas y, en general, describe el flujo de información, documentos y materiales a través del proceso. Es importante destacar que un diagrama de flujo también indica las decisiones comerciales que deben tomarse en cada etapa de un proceso. Una de las formas más sencillas de crear el esquema de un diagrama de flujo es utilizando Microsoft Word, el popular procesador de textos que forma parte de la suite de Microsoft Office.
Crear un esquema de diagrama de flujo
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Cree un nuevo documento de Word en la carpeta donde desea crear su esquema de diagrama de flujo haciendo clic derecho en un espacio en blanco en la carpeta y seleccionando "Nuevo" y luego "Microsoft Word" en los menús desplegables. Cambie el nombre del nuevo documento a un nombre significativo, algo más significativo que "Nuevo documento de Microsoft Word", y haga doble clic en el nuevo nombre para abrir el documento.
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Desde el menú "Ver", seleccione "Barras de herramientas" y luego "Dibujo" para mostrar la barra de herramientas Dibujo. En la barra de herramientas de dibujo, seleccione "Autoshapes" y luego "Diagrama de flujo" para mostrar todas las formas de diagrama de flujo disponibles. Para obtener la descripción de una forma en particular, pase el puntero del mouse sobre la forma.
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Para insertar una forma de diagrama de flujo en su documento, haga clic en una forma, mueva el puntero del mouse a la posición en su documento donde desea insertarlo y haga clic nuevamente. Para crear un esquema de diagrama de flujo efectivo, deberá estar familiarizado con las formas que se utilizan por convención para tareas, decisiones y otros elementos de su diagrama de flujo. Convencionalmente, las tareas están representadas por rectángulos y las decisiones están representadas por diamantes, pero todas las formas de los diagramas de flujo están claramente etiquetadas para ayudarlo.
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Una vez que haya decidido los pasos principales involucrados en un proceso, inserte una forma de diagrama de flujo para cada paso, trabajando hacia abajo en la página en lugar de a lo ancho. Para agregar texto a una forma de diagrama de flujo, para describir de manera concisa la tarea o decisión que representa, haga clic con el botón derecho en la forma, seleccione "Agregar texto" y escriba su texto. Si el texto es demasiado grande o demasiado largo para la forma, reduzca el tamaño de fuente seleccionando el texto y seleccionando un tamaño de punto más pequeño en el cuadro "Tamaño de fuente". Alternativamente, cambie el tamaño de la forma haciendo clic en ella y arrastrando los controladores de tamaño que aparecen.
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Para conectar las formas de su diagrama de flujo, seleccione "Autoshapes" y luego "Conectores" en la barra de herramientas de Dibujo y seleccione el conector que desee; para empezar, probablemente solo querrá usar el conector etiquetado como "Conector recto". Haga clic en el contorno de la primera forma que desea conectar y luego en el contorno de la segunda forma que desea conectar para encajar el conector en su lugar entre ellos.