Después de haber realizado un procedimiento varias veces, puede volverse completamente rutinario, pero tener documentación puede ayudar cuando haya rotación de personal o esté ausente de esa tarea por un período de tiempo prolongado. Microsoft Word puede ayudarlo a registrar un flujo de proceso, que muestra una representación gráfica de algo de principio a fin. Aproveche la función SmartArt de Word, que lo pone en funcionamiento instantáneamente con un diagrama de flujo de proceso básico.
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Abra Microsoft Word. Si el tamaño de página predeterminado actual de Word de 8.5 por 11 pulgadas no se adapta a su flujo de proceso planificado, haga clic en la pestaña "Diseño de página", luego haga clic en el botón "Tamaño" y elija un nuevo tamaño. También puede hacer clic en el botón "Orientación" y seleccionar "Paisaje" si cree que el flujo de su proceso será más amplio en lugar de más largo.
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Haga clic en la pestaña "Insertar", luego en el botón "SmartArt" en la cinta para abrir la ventana de la Galería de diagramas. Haga clic en el botón "Organigrama", que puede que ya esté predeterminado. Haga clic en el botón "Aceptar" para insertar un diagrama de flujo de proceso muy básico con un cuadro superior y tres cuadros de derivación.
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Haga clic en la pestaña púrpura "Herramientas de organigrama" en la parte superior de la nueva pantalla. Vea las opciones para el flujo del proceso, que incluyen cambiar la dirección del flujo, cambiar el color de las cajas y agregar al gráfico.
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Agregue al gráfico predeterminado básico de Word haciendo clic en cualquier parte del gráfico. Haga clic en la pestaña "Herramientas de organigrama", luego haga clic en el botón "Subordinado", "Compañero de trabajo" o "Asistente" en el lado izquierdo de la cinta. Estos no tienen por qué representar una relación de trabajo real; indican dónde aparecerá la nueva caja en el diagrama de flujo del proceso. Si el cuadro aparece donde no lo desea, haga clic y arrástrelo a su lugar en las ramas.
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Haga clic en el área "Haga clic para agregar texto" del cuadro superior. Escriba el nombre de la tarea del proceso o su inicio preferido para el proceso, como "Aumentar las ventas de vacío". Para formatear el texto dentro de este cuadro, resáltelo, haga clic en la pestaña "Inicio" y use la parte de Fuente de la cinta para ajustar el tamaño, la posición, la fuente y el color.
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Agregue texto a todos los cuadros del flujo del proceso. Los cuadros de la parte inferior deben contener el punto final, donde se completa el proceso. Si termina con cuadros adicionales, haga clic en el borde de un cuadro y presione la tecla "Eliminar". Tenga en cuenta que agregar o eliminar cuadros reduce o agranda el diagrama de flujo del proceso, respectivamente, de modo que aún puede ajustarse a la página de Word.
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Cambie el sombreado de fondo de un cuadro del azul predeterminado de Word haciendo clic en el cuadro individual. Haga clic en la pestaña "Herramientas de organigrama", luego haga clic en el menú "Relleno de forma" y elija un cuadrado de color. Tenga en cuenta que esto solo cambia el cuadro seleccionado. Cambie varios cuadros, como una fila completa, presionando y manteniendo presionada la tecla "Shift" antes de hacer clic en cada cuadro.
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Repita este proceso para llenar todas las casillas del flujo del proceso. Es posible que desee delinear aún más las tareas en la tabla utilizando diferentes colores para cada nivel, o diferentes colores para cada "rama" de la tabla.
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Haga clic en el menú "Archivo" y seleccione "Guardar como". Ingrese el nombre del proceso, como "VacuumSales", en el cuadro "Nombre de archivo", luego haga clic en el botón "Guardar".