Un registro comercial de recibos de efectivo es un documento de origen que se utiliza durante las transacciones en efectivo cuando es posible que los recibos o la caja registradora no estén disponibles. Por ejemplo, si una organización benéfica envía voluntarios a la comunidad para recolectar fondos en efectivo para un proyecto especial, se le puede pedir al voluntario que mantenga un registro de recibos de efectivo para contabilizar el dinero recibido. La cantidad de efectivo entregada al contador debe coincidir con el registro. Piense en el registro como un documento fuente que rastrea las cuentas por cobrar en efectivo y permite que la contabilidad concilie el efectivo recibido con la cantidad que debería haberse cobrado por los productos vendidos.
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Crea un registro de hoja de cálculo. Un registro comercial de recibos de efectivo generalmente incluye columnas para la fecha; el nombre y la dirección del comprador; el nombre del producto; cantidad vendida; costo por artículo; y efectivo total recibido. Se pueden configurar columnas adicionales para el número de teléfono del cliente, el número o nombre del empleado y la fecha de entrega. La clave es rastrear la información que la contabilidad necesitará para procesar los recibos de efectivo y rastrear el pago hasta los pedidos de productos o las ventas. Agregue tantas filas como desee, pero limite el registro a una página. El registro se puede imprimir para las personas que están en movimiento o se puede completar en la oficina a medida que ingresa efectivo.
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Complete el registro cada vez que reciba efectivo. Asegúrese de que el total concuerde con la cantidad de efectivo recibido.
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Calcule el total general cuando esté listo para entregar el efectivo agregando la columna "Total". Asegúrese de que el efectivo en la mano esté de acuerdo con el total general antes de entregar el efectivo a la contabilidad. Los procedimientos contables deben identificar la frecuencia con la que se entregan los fondos en efectivo para su depósito. Si existe una escasez, verifique dos veces la multiplicación de la cantidad por el precio unitario, así como la suma que forma el total general.