¿Qué es la gestión de recibos?

La gestión de recibos es un aspecto clave de la contabilidad general. En las finanzas personales, los recibos son un método de seguimiento de los hábitos de gasto del hogar; lo mismo ocurre con las empresas de cualquier tamaño. Las empresas también pueden utilizar los recibos como método para realizar un seguimiento de la generación de ingresos. La gestión de recibos se refiere a la práctica de organizar, archivar y obtener beneficios mediante el seguimiento preciso y completo de los recibos.

Recibos en pequeñas empresas

Las pequeñas empresas se ocupan con frecuencia de dos clases de recibos. Los proveedores emiten recibos de gastos cuando el propietario de una pequeña empresa compra bienes para revenderlos. La compra de capital fijo para el negocio, como muebles y otros equipos, también genera recibos de gastos, al igual que el pago de servicios relacionados con el mantenimiento del negocio. El segundo tipo de recibo, y el tipo más común, es el recibo generado para los clientes después de que compran un artículo. Es un buen sentido contable guardar una copia de los recibos de venta emitidos como método de seguimiento de los ingresos diarios.

Llenado de recibos

La presentación de recibos es un procedimiento sencillo; sin embargo, es uno que requiere un mantenimiento de rutina, ya que los recibos tienden a acumularse y pueden salirse de control rápidamente. Archivar los recibos de ventas diariamente en orden cronológico en un archivador cerrado con llave es la forma más sencilla de realizar un seguimiento de los recibos de ventas. Escanearlos a un formato digital y hacer una copia de seguridad del archivo fuera del sitio también es una buena manera de asegurarse de que no se pierda información, incluso si algo pasara con las copias impresas originales. Hay dos formas de abordar la presentación de recibos de gastos: cronológicamente por mes o en subcarpetas categóricas para una referencia rápida, que también están ordenadas cronológicamente.

Encontrar deducciones fiscales con recibos

La ventaja de agrupar los recibos de gastos por categoría es que simplifica mucho la búsqueda de deducciones fiscales. Lo más probable es que si un tipo de gasto se considera deducible de impuestos, es probable que los gastos posteriores de la misma categoría también sean deducibles. Los recibos de gastos de equipo y otros gastos de capital generalmente son deducibles, al igual que una serie de otros elementos que varían, ya que el código tributario cambia periódicamente. Consulte con el IRS o un contador para encontrar la mayor cantidad posible de deducciones legítimas y, de ese modo, beneficiarse de su estrategia de gestión de recibos.

Recibos y Auditoría

Los recibos son un regalo del cielo si el IRS alguna vez audita su negocio. Mantener una copia de cada recibo que genera su empresa hace que las auditorías sean más rápidas y mucho menos dolorosas, ya que el IRS puede verificar rápidamente la exactitud de todos los reclamos de deducción y confirmar los ingresos reportados. Reclamar gastos sin mantener un registro de los recibos que validan esos reclamos puede dar lugar a multas y, en algunos casos, procedimientos judiciales, así que guarde copias de sus recibos deducibles. Guarde las copias impresas entre cuatro y siete años, según su contenido, como se describe y recomienda el IRS.