Los clientes tienen hasta 18 meses para disputar los cargos en la factura de su tarjeta de crédito. Si no conserva los recibos de la tarjeta de crédito de las transacciones de ventas, su empresa podría verse obligada a devolver el dinero de la compra a la compañía de la tarjeta de crédito del cliente. Si la compañía de la tarjeta de crédito se pone del lado del cliente y usted no tiene el recibo para validar la compra, la compañía puede debitar su cuenta de comerciante para un contracargo.
Disputar un contracargo
El recibo de la tarjeta de crédito para transacciones en persona generalmente contiene la firma del cliente. Si ha tirado el recibo, no puede probar que el cliente realmente firmó la compra. Según Visa, otros métodos para disputar un contracargo incluyen cualquier correspondencia entre usted y el titular de la tarjeta donde él reconoce la compra y otra información en el recibo, incluido un código de autorización. El recibo en sí también prueba que tenía la tarjeta, o información de la tarjeta, para ingresar a su terminal comercial para procesar la transacción.
Almacenamiento de recibos
Los recibos de tarjetas de crédito contienen información que los ladrones de identidad pueden utilizar para crear cuentas fraudulentas y realizar compras ilegales. Un método seguro para almacenar sus recibos es esencial para proteger la información de su cliente. La Comisión Federal de Comercio recomienda mantener todo lo que contenga la información de identificación de un cliente en una habitación o archivo bajo llave y limitar el número de empleados con acceso a la información al menor número posible. Si conserva copias digitales de los recibos, cifre los archivos y proporcione partes de las claves de cifrado a dos o más empleados. Esto asegura que nadie pueda acceder a los archivos solo.
Destrucción de recibos
Si bien no es un requisito para la mayoría de las empresas, seguir la Regla de disposición de la FTC garantiza que la información de los recibos no se reconozca después de la destrucción. Como mínimo, debe triturar los recibos, pero para estar completamente seguro de que los datos son irreconocibles, considere la posibilidad de quemar lo que queda después de la trituración. Alternativamente, puede contratar una empresa que se especialice en destruir registros de la empresa. Además, en teoría, puede eliminar datos borrando y reescribiendo archivos de computadora varias veces. Sin embargo, los programas avanzados de recuperación de datos podrían recuperar parte de la información confidencial. Una mejor opción es utilizar un programa de seguridad que borre y reescriba el archivo hasta que el archivo original sea irreconocible.
Impuestos
El Servicio de Impuestos Internos recomienda que conserve cualquier documentación de deducciones e ingresos durante al menos tres años. No es obligatorio conservar los recibos de las tarjetas de crédito siempre que tenga otra documentación de la venta, como los registros de depósito de su cuenta de comerciante o los recibos de la caja registradora. Sin embargo, si desea deducir un contracargo de sus impuestos, tener el recibo original o una copia puede ayudar a verificar la pérdida si el IRS selecciona su declaración para una auditoría.