Los gráficos ayudan a las personas a visualizar la información. Un diagrama de flujo de efectivo aclara lo que hace su empresa con su dinero de una manera que puede no ser evidente cuando mira una hoja de cálculo llena de números. Esta comprensión puede ayudarlo a tomar decisiones estratégicas mejor informadas, así como a optimizar sus operaciones internas.
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Diseñe un borrador de su gráfico antes de hacer una versión a gran escala. Tome una hoja de papel y dibuje un cuadro en la parte superior para cada forma de ingresos que obtenga su empresa. Las fuentes comunes de ingresos incluyen las ventas a los consumidores y los pagos de los clientes. Otras fuentes pueden incluir créditos fiscales gubernamentales, tarifas de arrendamiento, tarifas de licencia, ventas de activos y capital. Cualquiera que sea su forma de ingresos, asegúrese de no pasar por alto nada. Revise los registros financieros de su empresa a fondo.
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Dibuje recuadros en el medio de la página para cada segmento de la empresa que tiene autoridad de gasto. En las empresas más grandes, estas consisten en departamentos o divisiones, generalmente dirigidas por un vicepresidente que debe autorizar los gastos. En las empresas más pequeñas, cada "departamento" puede constar de una sola persona, por ejemplo, la persona que compra suministros de oficina, la persona que prepara sus finanzas y la persona que administra sus instalaciones y oficinas. Si no tiene otros empleados, pero usa diferentes "sombreros" cuando gasta el dinero de la empresa, como un sombrero de secretaria y un sombrero de gerente de instalaciones, entonces dibuje cajas para cada uno de los sombreros. El punto clave es identificar todas las diferentes formas en que su empresa está estructurada para gastar dinero. Una vez más, asegúrese de no pasar por alto nada.
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Debajo de cada cuadro de autoridad de gasto, dibuje cuadros más pequeños que identifiquen áreas específicas de gasto. Por ejemplo, debajo del cuadro de administración de instalaciones, enumere cuadros separados para servicios públicos, reparaciones y mantenimiento de jardines. Junto a cada casilla, enumere la cantidad gastada en el período contable más reciente. Súmalos todos y escribe el total junto al cuadro de autoridad de gasto. Verifique la precisión de todas las cifras y no pase por alto ningún gasto. Asegúrese de que cada centavo quepa en algún lugar. La clave aquí es ver cómo gasta el dinero su empresa y cuánto gasta.
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Conecte cada cuadro de ingresos en la parte superior de la página a cualquier cuadro de autoridad de gasto que obtenga su presupuesto de esa fuente de ingresos. Es posible que desee utilizar marcadores de diferentes colores para esto para ayudar a evitar un desorden confuso de líneas. Si su empresa recauda primero todos los ingresos en una cuenta general y luego presupuesta todos los gastos de esa cuenta, puede omitir este paso. Simplemente dibuje un solo cuadro entre los cuadros de ingresos y los cuadros de gastos y márquelo como su presupuesto general. En la práctica, sin embargo, ciertas formas de ingresos a menudo se destinan directamente a ciertos gastos.
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Revise el gráfico, revíselo en busca de errores y piense cómo puede mejorar el diseño visual para resaltar la información en la página. Luego, dibuje una versión final mucho más grande del cuadro, usando marcadores en una hoja grande de papel adecuada para presentar en reuniones o montar en la pared. Utilice cajas de formas diferentes para cada tipo de caja para distinguir aún más la información.