Las políticas son pautas generales que regulan las acciones de los empleados en una empresa. Los procedimientos son métodos habituales de manejo de actividades y pueden ser más específicos que las políticas. Por ejemplo, una política puede establecer que un empleado tiene derecho a un reembolso de gastos por ciertos artículos comerciales. Los procedimientos establecen un método específico (formulario requerido, codificación de gastos, fecha de presentación y persona responsable de los informes de gastos) para presentar un informe de gastos.
Propósito de las políticas y procedimientos de personal
Desarrollar políticas y procedimientos claramente escritos que estén documentados, actualizados y
Seguido aporta estructura a una organización y ayuda en los procesos de toma de decisiones del día a día. Las políticas y los procedimientos deben adaptarse a las necesidades de la empresa y aplicarse en toda la organización. Las políticas y los procedimientos también sirven como un método de control interno, por lo que los gerentes no pueden tomar una licencia libre para tomar decisiones creativas o no autorizadas.
Tipos de políticas
Las políticas proporcionan varios tipos de información que los empleados nuevos y establecidos deben conocer. Los nuevos empleados deben comprender factores como los requisitos de vestimenta, las prácticas de pausas y almuerzos, las horas de trabajo, el uso de equipos electrónicos, el tratamiento de la propiedad de la empresa y la información confidencial. Todos los empleados deben comprender las políticas con respecto a las vacaciones, el tiempo por enfermedad, la salida anticipada, el pago por vacaciones, las licencias médicas y los beneficios. Los supervisores y gerentes tienen políticas que explican los procesos de disciplina, el entrenamiento y el asesoramiento a los empleados.
Relación de políticas y procedimientos
Existe una relación entre políticas y procedimientos. Para cada política claramente definida, debe haber una comunicación escrita sobre cómo aplicar la política, cómo se hace cumplir, a quién afecta y quién está a cargo. Las políticas y los procedimientos deben ser accesibles para todos los empleados. Algunas empresas desarrollan manuales o manuales para proporcionárselos a los empleados. Otras empresas pueden mantener la información en un paquete de software accesible por computadora. Por ejemplo, si un empleado revisa la política sobre la solicitud de vacaciones, debe haber un procedimiento disponible para explicar los pasos necesarios.
Propietarios de políticas y procedimientos
Los propietarios de políticas y procedimientos son responsables de la revisión, actualización y distribución oportuna de esta información. En algunas empresas, el departamento de recursos humanos, que normalmente se ocupa de los asuntos de los empleados, es responsable del desarrollo de políticas y procedimientos, así como de apoyar su aplicación. En empresas más pequeñas, un supervisor o gerente puede ser responsable de mantener los documentos.
Políticas requeridas por ley
Se requieren algunas políticas basadas en la responsabilidad legal. El Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 requiere que las empresas proporcionen un entorno de trabajo libre de cualquier forma de acoso sexual. Con base en este requisito, algunas empresas han establecido una política de "tolerancia cero" contra el acoso sexual que puede llevar a la terminación inmediata en algunos casos. La Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo prohíbe a las empresas discriminar a cualquier empleado actual o potencial por motivos de raza, sexo, religión, país de origen y color. En respuesta, las empresas tienen políticas estrictas para contratar, seleccionar y tratar a los empleados.