El conjunto de productos de productividad de Microsoft conocido como Office, o MS Office, es un elemento fijo en las empresas de todo el mundo. La suite de Office incluye Word, un programa de procesamiento de textos; Excel, un programa de hoja de cálculo financiera; Access, un programa de base de datos; Editor, para autoedición; PowerPoint, un programa para crear presentaciones; Outlook, un programa para correo electrónico y programación; OneNote, para mantener sus notas organizadas; e InfoPath, una aplicación para rastrear la información a medida que pasa por las otras aplicaciones y por la empresa. Saber cómo usar MS Office es esencial en muchas empresas, y puede requerir habilidades desde básicas hasta avanzadas en una publicación de trabajo para garantizar que los empleados potenciales estén equipados para administrar el trabajo.
Tareas basicas
Las habilidades de nivel de entrada para la mayoría del trabajo de oficina incluyen la capacidad de abrir, crear, guardar y modificar documentos en Word, enviar y recibir correo electrónico en Outlook y crear hojas de cálculo en Excel. Para cualquiera de estos programas, los candidatos al trabajo también deben saber cómo formatear los documentos para imprimir, sentirse cómodos con el uso del menú de la impresora para obtener una vista previa de los documentos antes de imprimirlos e imprimir las páginas. Word es el programa más utilizado en MS Office, por lo que el conocimiento sobre cómo cambiar la fuente, los márgenes, insertar o eliminar páginas y utilizar el corrector ortográfico y gramatical integrado debería ser parte de un conjunto de habilidades básicas.
Tareas intermedias
Muchas tareas comunes en el funcionamiento diario de una oficina van más allá de las habilidades básicas de MS Office, como usar Mail Merge en Word para personalizar cartas comerciales para una lista de correo completa o crear carteles y otros documentos con muchos gráficos en Publisher. Crear presentaciones de diapositivas en PowerPoint es una tarea de nivel intermedio que se usa a menudo en la oficina. En este nivel, los empleados deben saber cómo crear fórmulas en Excel para calcular los resultados deseados, como comisiones de ventas o impuestos, y algunos trabajadores de oficina usan Excel en lugar de Access para crear listas de clientes u otra información. Las habilidades intermedias para Outlook incluyen saber cómo crear libretas de direcciones y configurar respuestas automáticas para cuando esté fuera de la oficina o de vacaciones.
Tareas avanzadas
Saber cómo usar OneNote e InfoPath puede considerarse conocimiento avanzado o especializado según el lugar de trabajo. La capacidad de un empleado para manejar estos programas, junto con la capacidad de importar y exportar información en todas las aplicaciones de MS Office, es una ventaja para cualquier empleador. Crear bases de datos en Access es más complejo que ingresar una simple lista en Excel. El conjunto de habilidades avanzadas también incluye el uso de Excel para formularios financieros personalizados, el uso de gráficos y el seguimiento de cambios entre documentos compartidos en Word y la personalización de presentaciones en PowerPoint.
Entrenamiento
Muchas empresas ofrecen formación interna, especialmente para que los trabajadores puedan aprender qué métodos y funciones prefiere la empresa. La capacitación también se ofrece a través del sitio web de Microsoft, y la compañía tiene una vía de certificación que incluye capacitación en línea, libros y pruebas para que los usuarios puedan convertirse en especialistas de Microsoft Office o Maestros de especialistas de Microsoft Office.