Los procedimientos operativos estándar documentan los procedimientos de rutina de una empresa. La EPA recomienda que los procedimientos operativos estándar se redacten de manera simple, paso a paso, con diagramas de flujo para demostrar las relaciones entre las actividades y los departamentos o las relaciones entre departamentos. Revise las políticas cada uno o dos años para que se mantengan actualizadas y relevantes.
Practicas de contabilidad
Incluya procedimientos operativos estándar para su departamento de contabilidad, incluso si el departamento consta de uno o dos empleados. Los procedimientos operativos estándar o SOP para la contabilidad pueden incluir directivas para administrar documentos contables, evaluaciones de impuestos a la propiedad, gastos legales y acuerdos de confidencialidad. También se puede incluir el manejo y documentación de los gastos de viaje y entretenimiento, así como conciliaciones de cuentas bancarias y políticas sobre tarjetas de crédito y transferencias bancarias.
Procedimientos financieros
Las directivas financieras, incluida la información sobre informes financieros, constituyen otro componente del SOP. Pueden incluirse directivas para las reuniones anuales de accionistas, las reuniones de la junta directiva y la publicación de documentos financieros relacionados con la previsión, la presentación de informes y el análisis. Si la empresa obtiene capital mediante la adquisición de activos, préstamos bancarios, leasing u opciones sobre acciones, es necesario delinear los procedimientos para estas actividades.
Procedimientos informáticos y de TI
Incluya información sobre los procesos informáticos y de tecnología de la información, como la política de la empresa sobre el uso de Internet, el correo electrónico, la evaluación de software y hardware, los planes de formación y la resolución de problemas. SOP también puede reflejar estándares para evaluar el riesgo de violación de seguridad tecnológica y una recomendación para realizar auditorías de seguridad tecnológica.
Procedimientos de recursos humanos
Incorporar procedimientos de recursos humanos en SOP, incluidas las pautas para entrevistas de candidatos y verificación de antecedentes, así como descripciones de puestos y políticas para los procesos de solicitud. La compensación y los beneficios pueden describirse, con directivas para el seguro médico de los empleados, los beneficios de seguridad para la jubilación y las políticas de nómina. Las pautas adicionales pueden discutir el cumplimiento de los requisitos federales, como la Ley de Discapacidades Estadounidenses.
Ventas y Marketing
Los expertos en SOP, Biz Manualz, recomiendan que las empresas incorporen pautas de ventas y marketing en SOP, incluidas pautas para la investigación de mercado y procedimientos para acciones como marketing por correo directo, publicidad, marketing en Internet y relaciones públicas.
Seguridad
Las medidas para mantener la seguridad y la protección pueden ser un componente del SOP, así como las declaraciones sobre ética, las pautas para el código de conducta del empleado y los pasos a seguir durante emergencias, como un incendio o un desastre natural.