Desde pausas breves en medio de un trabajo de impresión hasta congelamientos completos que detienen todos los resultados, cualquier pausa en el proceso de preparación de correspondencia, presentaciones y otros documentos desviará su atención de los negocios habituales de la empresa. Para solucionar su problema, examine su flujo de trabajo de salida, comenzando en la cola de documentos en su software de administración de la impresora y prosiguiendo hasta las causas que se originan en sus archivos o en el proceso de impresión en sí.
Cola de impresión
La mayoría de los procesos de impresión de escritorio requieren tres pasos diferenciados. Primero, imprime un documento desde el software que está utilizando para crearlo y editarlo. En segundo lugar, el flujo de datos de su documento forma un archivo de cola en el disco. En tercer lugar, su sistema operativo y el software del controlador de la impresora que se comunica entre él y su hardware de salida, envían la información en cola a la impresora. La lista de trabajos que aparece en su software de administración de impresión le muestra los documentos en cola que esperan salida. Dentro de este software de administración, puede eliminar trabajos para que no se impriman en absoluto y pausar el proceso de salida para que no se imprima nada hasta que elimine la pausa. Especialmente si está utilizando una impresora en red, revise la cola para ver si hay señales de que otro usuario la colocó en modo de pausa.
Trabajo grande
El flujo de datos que representa un trabajo grande (en número de páginas, tamaño de datos de archivo o ambos) puede obligar a la impresora a hacer una pausa entre las páginas de salida mientras procesa la información de la página siguiente. Cuando revisa la bandeja de salida de la impresora para verificar qué páginas está impresa y correlaciona la página que está procesando actualmente con el documento en su software de aplicación, debería poder identificar los gráficos u otros activos de archivo que requieren más "tiempo para pensar" para el hardware para completar.
Consumibles
Las impresoras hacen una pausa cuando necesitan atención. Ya sea que su dispositivo se quede sin papel o uno o más de sus cartuchos de tinta o tóner necesite ser reemplazado, deja de imprimir páginas hasta que reponga sus suministros. Debería ver una alerta en pantalla que identifica consumibles específicos que requieren reabastecimiento, o puede examinar el panel de control del dispositivo en busca de luces de advertencia y lecturas que apunten a la fuente de su problema. Una vez que reemplace o rellene sus suministros, el dispositivo debería reanudar la salida automáticamente. Las impresoras láser pueden requerir un momento de calentamiento para que sus mecanismos de fusión de tóner alcancen la temperatura después de una interrupción relacionada con el suministro.
Problemas de datos
La corrupción de documentos puede hacer que la impresora se detenga porque no puede interpretar la información que recibe. En estos casos, es posible que vea que un documento pequeño permanece pendiente durante un período de tiempo desproporcionadamente largo, o que un documento grande simplemente no se completa, independientemente de cuánto tiempo permita que continúe el proceso de salida. Si examina las páginas que la impresora ya completó, debería poder aislar la página que contiene el problema. Busque archivos de gráficos corruptos que parezcan aceptables en su pantalla pero que no se impriman independientemente de cómo o en qué aplicación o documento intente imprimirlos. Compruebe si hay problemas de archivos de fuentes que causen una apariencia de texto inusual en el propio archivo y reemplace los archivos de fuentes o cambie su documento a otro tipo de letra.
Controlador de impresora
Si el software del controlador de la impresora que utiliza no coincide con su hardware y su sistema operativo, es posible que los documentos se atasquen en la cola de impresión. Algunos problemas de impresión que parecen implicar al software del controlador pueden resolverse por sí mismos si apaga y reinicia tanto la impresora como su computadora. Los problemas persistentes que afectan a varios documentos en varias aplicaciones apuntan al propio controlador. Puede quitar y reinstalar el controlador o descargar un reemplazo desde el sitio web del fabricante del hardware.