Orden de trabajo frente a factura

Las órdenes de trabajo y las facturas se utilizan cuando una empresa o un contratista presta servicios a los clientes y les factura por esos servicios. Una orden de trabajo a veces se denomina orden de compra, que también se usa cuando un cliente desea comprar productos en lugar de servicios. Se genera una factura tanto si se compran artículos como si se prestan servicios.

Orden de trabajo

Una orden de trabajo es típicamente una solicitud por escrito que el cliente realiza para artículos o servicios específicos. Los detalles a incluir en el formulario son el número de la orden de trabajo, las direcciones de facturación y envío del cliente, el nombre del cliente, la fecha de solicitud, la fecha de entrega esperada, las condiciones de pago, el método de entrega, la descripción del trabajo, el precio unitario, el subtotal, los impuestos aplicables, el total costo y firma autorizada. El pedido también puede incluir la cantidad y el número de pieza o artículo.

Factura

Una factura es una factura que envía al cliente solicitando el pago de los bienes vendidos o los servicios prestados. Si bien puede referirse a una factura como una factura de venta, la persona que realiza la compra puede llamarla factura de compra. Los detalles incluyen la fecha y el número de la factura, su identificación fiscal o de registro, el nombre y la dirección del comprador, el trabajo relacionado o el número de la orden de compra, el costo unitario y el precio total. También incluya un desglose de impuestos, descuentos, depósito pagado, condiciones de pago, fecha de vencimiento y cargos o tarifas por mora aplicables.

Metodología

Algunas empresas requieren que el comprador envíe la orden de trabajo por fax o correo electrónico, mientras que otras les permiten llamar para solicitarla. En este último caso, puede tomar el pedido por teléfono, según la solicitud del cliente. Una vez preparado el pedido, envíe al comprador una copia solicitando confirmación. El vendedor siempre prepara una factura. Cuando una orden de trabajo cambia, el original debe actualizarse y la factura debe reflejar las modificaciones respectivas. La orden de trabajo y la factura correspondiente deben archivarse en la cuenta del cliente.

Consideraciones

Si su empresa es pequeña, puede utilizar un software de oficina para preparar órdenes de trabajo y facturas. Si tiene muchos clientes, considere invertir en software de facturación y gestión de pedidos. Esto le permite ingresar, rastrear y administrar pedidos y facturar electrónicamente a los clientes. También puede ejecutar informes de antigüedad para controlar las facturas impagas. Podría ser posible combinar la orden de trabajo y la factura. Por ejemplo, si el trabajo realizado es pequeño, puede utilizar un solo formulario en el momento del servicio. Los contratistas independientes o las pequeñas empresas pueden utilizar un formulario, mientras que las empresas más grandes tienden a separar los dos.