Si dirige un negocio que requiere la ayuda de profesionales de servicio de forma regular, probablemente necesitará crear órdenes de trabajo. Una orden de trabajo brinda instrucciones detalladas por escrito al profesional de servicio con respecto al proyecto que necesita realizar. Por ejemplo, si tiene un negocio de alquiler de bienes raíces, deberá redactar órdenes de trabajo para que los profesionales de mantenimiento atiendan los problemas de los inquilinos.
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Divida la orden de trabajo en cuatro secciones principales: información de contacto, asignación, tema o problema y descripción del trabajo.
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Escriba el nombre, la dirección y los números de teléfono de su empresa en la parte superior de la orden de trabajo. Proporcione también una dirección de envío de facturas, si es diferente de la dirección de su empresa.
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Ingrese un número de orden de trabajo, número de trabajo y fecha a la derecha de la información de contacto de la empresa. El número de trabajo es un número de identificación independiente que puede utilizar para separar varios trabajos más pequeños en una sola orden de trabajo.
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Ingrese el nombre completo y la dirección del profesional de servicio en el área de asignación. Escriba la dirección del lugar que desea que visite el profesional para completar el trabajo.
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Explique los detalles sobre el problema que necesita que el profesional de servicio resuelva en la sección "Problema" o "Problema". Enumere una breve descripción del problema, así como información específica que ayudará al profesional a completar el trabajo con éxito. Por ejemplo, en el caso de una orden de trabajo de mantenimiento en una propiedad de alquiler, incluya la hora del día en que el inquilino está disponible, así como su número de teléfono celular. Proporcione la fecha en la que el profesional debe completar el trabajo.
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Enumere los requisitos exactos y los materiales necesarios para completar el trabajo en la sección "Descripción del trabajo" de la orden de trabajo. Por ejemplo, "Reemplazar artefacto de iluminación" o "Desatascar tubería". Aclare quién es responsable de proporcionar los materiales y herramientas para completar el trabajo: usted o el profesional.
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Proporcione una sección en la parte inferior de la orden de trabajo que contenga las exenciones de responsabilidad, los términos y las reglas adicionales con respecto al trabajo. Por ejemplo, puede dar instrucciones más detalladas para el envío de facturas, problemas de confidencialidad con respecto al trabajo o un número de teléfono fuera del horario de atención en caso de problemas inesperados.